På högskolan kan vi hjälpa till med att genomföra olika typer av evenemang. Vi hjälper dig att hitta rätt format för det du önskar göra. Eventkoordinator kan hjälpa till att råda och komma med exempel på vilken typ av evenemang som passar just er om ni själva redan bestämt och vet detta.

Format

Evenemang kan genomföras i olika format beroende på en rad aspekter såsom tänkt målgrupp, innehåll, syfte och mål.

Fysiskt evenemang

Deltagare är på plats. Det kan vara på högskolan eller i annan lokal beroende på önskemål.

Digitalt evenemang

Ett digitalt evenemang innebär att deltagare kan sitta i princip varsomhelst. Som arrangör är du inte bunden till att genomföra det på plats på högskolan rent fysiskt. Det som är viktigt att tänka på vilken plattform man vill använda (till exempel Zoom) och från vilken kanal man vill att evenemanget ska sändas. Det kan vara högskolans hemsida, högskolans Youtubekanal osv. 

Hybridevenemang

Ett hybridevenemang innebär att du som arrangör möjliggör att låta deltagarna både finnas på fysiskt plats och samtidigt erbjuda deltagarna som av olika anledningar inte kan eller vill vara på plats ta del av det digitalt. Mottagarna finns alltså på två platser; fysiskt på plats och digitalt.

För att kunna kalla evenemanget för hybridevenemang krävs att du som arrangör skapar interaktion mellan deltagarna som är på plats och de som tar del av det digitalt, de ska exempelvis kunna chatta med varandra via en app eller dylikt. I annat fall rör det sig om ett fysiskt evenemang med en digital sändning. Tänk på att den här typen av evenemang är kostsamma och det krävs att upplevelsen blir likvärdig både för mottagarna på plats och de som följer det digitalt på distans.

Högskolans kommunikationsavdelning hjälper till med att marknadsföra evenemang. Det finns flera olika insatser högskolan kan göra för att synliggöra evenemang.

Kalendarium på hb.se

Högskolans kommunikationsavdelning hjälper till med att skapa en kalenderpost som riktar sig till olika målgrupper på högskolan. Det finns särskilda kalendarium för anställda, studenter, allmänhet och akademi. Tänk på vart du vill att informationen ska synas

Webbsida

Kommunikationsavdelningen kan hjälpa dig med att skapa en egen sida på hb.se för själva evenemanget. Webbsidorna har vissa begränsningar och det är därför viktigt att du som beställare tydlig med dina önskemål och behov. 

Registrering via webbformulär 

Är det ett evenemang som kräver anmälan? Då finns det möjlighet att få hjälp med att skapa ett anmälningsformulär. Eventkoordinator hjälper till med rådgivning om vilken typ av formulär som blir bäst utifrån önskemål och behov.

Inbjudan – digital och fysisk

Hos kommunikationsavdelningen finns möjlighet att få hjälp och råd om hur och när en ev. inbjudan ska gå ut och hur denna ska följas upp. Är det ett internt evenemang för högskolans anställda skickas inbjudan ut via PS (personlig startsida). För externa inbjudningar har vi andra verktyg till hands. För dialog med kommunikatör om behov och önskemål. Det kan finnas en poäng i att du som arrangör skickar ut inbjudan själv.

Vill du skicka ut inbjudan fysiskt går det också bra. Men fundera på vad syftet är med att göra detta? Du kan i så fall med fördel göra den digitala inbjudan som en PDF och skriva ut.

Marknadsföring på sociala medier

I samband med att en kommunikationsplan för evenemangets sätts finns möjlighet att planera in olika inslag i sociala medier via högskolans egna kanaler. Har evenemanget egna konton, stäm då av med kommunikatör för synkning. Sociala medier som används på högskolan är främst Facebook, Instagram, Twitter och Linkedin.

Pressinbjudan/pressmeddelande

Högskolans kommunikatörer hjälper till med pressinbjudan och pressmeddelande. Utifrån målgrupp och innehåll finns möjligheter att skapa en plan för nå ut medialt.

Vägvisare/skyltar 

Kommunikationsavdelning hjälper till att ta fram olika typer av skyltar. Beroende på hur många skyltar som behövs kan du som beställare få ta kostnaden för tryck.

Affischer

Kommunikationsavdelning hjälper till att ta fram affischer. Beroende på hur många skyltar som behövs kan du som beställare få ta kostnaden för tryck. Tänk på att försöka undvika tryckt material i mesta möjliga mån av miljöskäl och hänvisa till olika digitala kanaler istället.

Powerpointpresentationer för marknadsföring av program/aktivitet

Kommunikationsavdelningen kan hjälpa till att skapa digitalt program för evenemanget som kan synas på olika platser i anslutning till evenemanget för att på så vis av miljöskäl undvika tryckt program. 

Tryckt program

Kommunikationsavdelning hjälper till att ta fram tryckt program. Fundera på vad syftet är med att ha ett tryckt program? Går det att synliggöra programmet som en PPT eller en PDF i digitala kanaler istället? Försök undvika tryckt material i mesta möjliga mån av miljöskäl.

Olika tillägg är olika resurskrävande och det kan därmed tillkomma extra kostnader beroende på vilka tillägg som önskas.

Inspelning av evenemang

Önskar du spela in ditt evenemang kan det beroende på omfattning och nivå kopplas in upphandlat produktionsbolag. Detta är en kostnad som du som beställare själv får stå för och koordinera efter godkänd offert. Om du önskar spela in evenemanget är det några frågor du behöver ställa dig först:

• Vad är syftet med att spela in evenemanget?
• Finns det önskemål om att spela in evenemanget?
• Kan underlaget användas under en längre tid?

Om du väljer att spela in evenemanget är det viktigt att du i god tid innan genomförandet informerar och få godkänt av deltagarna att detta görs. Informera också hur det tänkt att spridas och användas i efterhand.

En annan aspekt att tänka på vad gäller inspelning. Ett stort evenemang behöver inte per definition innebära en tekniskt avancerad sändning. Ett exempel på detta är akademisk högtid som allt som oftast spelas in med endast en kamera i dokumentationssyfte. Medan ett mindre evenemang kan komma att kräva en teknisk avancerad inspelning som kräver stor produktion i studio med flera kameror. Det är därför viktigt att du beställare verkligen funderar över vad du vill ha och varför?

Textning av inspelat material

Ska materialet publiceras på högskolans webbplats? Då behöver materialet textas innan publicering. Högskolan är en statlig myndighet och det är därför krav på att rörligt bildmaterial som publiceras på webbplatsen är textat. Textning sker av upphandlad aktör och kostnaden för detta står du som beställare för.

Rörligt bildmaterial

Rörligt bildmaterial kan vara en introfilm eller annat som kan komma att visas under evenemanget.

Oavsett typ av evenemang kan det finnas behov/önskemål om olika inslag. Det kan vara en intervju med en forskare i sin labbmiljö, en introfilm till konferensen eller workshopen. Beroende på omfattning kan högskolans medieproducenter hjälpa till med inslagen i annat fall kopplas upphandlad medieproducent och i de fallen det behövs får du som beställare stå för kostnaden.

Grafik under sändning

Är det en livesändning finns möjlighet att synliggöra namn på de som medverkar i sändningen genom grafik. Några andra exempel på vad grafik kan vara är intro- eller sluttexter.

Interaktion med mottagaren

Oavsett val av typ av evenemang kan interaktion med publiken vara aktuell. Ofta är interaktion i form av frågor eller dylikt från föreläsaren eller presentatören till mottagarna något som är väldigt uppskattat och lättar upp. Detta ger ett mervärde för alla som deltar. Det finns olika alternativ för hur man kan göra detta. Rådfråga eventkoordinator för tips.

Dukar och bord

Beroende på överenskommelse med eventkoordinator om dennes roll i evenemanget bokar antingen eventkoordinatorn eller du själv som beställare detta. Läs mer på sidan lokal och teknik.

Bokning av lokaler och teknik

Beroende på överenskommelse med eventkoordinator om dennes roll i evenemanget bokar antingen eventkoordinatorn eller du själv som beställare detta. Läs mer på sidan lokal och teknik.

Fika, lunch eller middag

Beroende på överenskommelse med eventkoordinator om dennes roll i evenemanget bokar antingen eventkoordinatorn eller du själv som beställare detta. Läs mer på sidan mat och fika.

Namnskyltar

Du kan få hjälp att trycka upp personliga namnskyltar och för att beställa dessa behöver du kontakta avdelningarna Kommunikation samt Campus och hållbarhet och göra följande:

• Kontakta kommunikatör som är involverad i evenemanget. Är ingen enskild kommunikatör involverad i evenemanget hör då av dig till kommunikation@hb.se. Kontakta också campusservice@hb.se för beställning av plastfickor samt tryck och beskärning av beställda namnbrickor. 
• Kommunikationsavdelningen har en mall för namnbrickor. Efter avstämning skickar du fullständig namnlista i Excel-fil. Tänk på att du själv ansvarar för korrekturet i namnlistan. 
• När namnbrickor är trycka och beskärda får du materialet av Campus och hållbarhet, och du som beställare ansvarar själv för insättning av namnbrickorna i plastfickorna. 

Tänk på att kontakta både Campus och hållbarhet och berörd kommunikatör i god tid för beställning. 

Resor och boende

Vid större evenemang kan högskolan ta hjälp av upphandlade leverantörer. Dessa kan i sin tur hjälpa till med att boka resor och boende för såväl besökare som medverkande. Du kan läsa mer om detta på sidan för upphandlade kommunikationstjänster.

Eventkoordinator kan också vara behjälplig med att boka resa och boende för deltagare vid mindre konferenser och möten.

Eventbyrå

Vid större och resurskrävande evenemang har högskolan ett antal upphandlade eventbyråer som kan användas. Men innan du gör en förfrågan, undersök vilka delar vi inom högskolan kan hjälpa till med.

Du kan se en lista över upphandlade eventbyråer på sidan för upphandlade kommunikationstjänster.

Utvärdering 

Som beställare av ett evenemang är du ansvarig för att en utvärdering genomförs. Utvärderingar består ofta av två delar. En intern – inom gruppen som planerat och genomfört evenemanget. En extern – där mottagarna får komma med inspel hur de upplevde evenemanget. Vi rekommenderar att båda genomförs då det är viktigt att få mottagarens upplevelse. Eventkoordinatorn kan bistå med råd och hjälp vid planering av utvärderingar av olika slag.

Arkivering av material

Som statlig myndighet finns det lagkrav att arkivera och bevara handlingar, dels för att lämna ut vid intresse men även för att genom dokumentationen spegla och beskriva vår verksamhet.

Det är bra att arkivera så mycket dokumentation som möjligt från ett event du anordnar. Delar som kan arkiveras:

• Trycksaker för eventet (inbjudan, affisch, program och andra trycksaker som kan vara för intresse)
• Avtal, upphandling och offertförfrågan ska registreras
• Bilder och filmer från eventet med beskrivande text (namn, datum mm.)

Vid eventuella frågor kontakta högskolans arkivarie, Åsa Enmyren, eller läs om rutiner för arkivering vid högskolan

När du arrangerar ett evenemang finns det mycket du kan göra för att alla ska kunna både delta och medverka.