• Du hämtar diarienummer för ärendet (i aktuell serie) hos Registrator eller HR. Om du är osäker på hur detta görs hittar du information i högskolans handläggarhandbok.
• Om ärendet behöver remissas internt före beslut, (om samtal med skyddsombud krävs och/eller kontakt med fackliga parter) ansvarar du samt din chef för att detta görs före beslut.
• Utforma beslutshandling enligt högskolans mall för beslut. Du hittar mallen bland högskolans tillgänglighetsanpassade mallar i Word.  Öppna Word, välj  ”Nytt”/”New” sedan ”Delad”/”Shared”.
• Mejla anmälan om ärendet till a2stab@hb.se senast kl. 12.00 onsdagen innan mötet. Bifoga beslutshandling i PDF/A-format. Har du flera dokument i ärendet så samla dem i en fil i PDF/A-format, med beslutsförslaget/missivet först i handlingen.
• Akademihandläggare kan återkomma med eventuella justeringar. Om allt är okej så får du ett mejl att ärendet kommit in och ett preliminärt ärendenummer på dagordningen.
• Fredagen före beslutsmötet, senast kl. 12:00, får du en kallelse med föredragningslista med ordningen på anmälda ärenden.

• Föredra ditt ärende muntligt, kort och koncist.
• Du ska signera dokumentet (i de fall det är aktuellt) och därefter, efter föredragning och beslut signerar akademichef också.
• De flesta beslut kan signeras digitalt via eduSign. I manualen för eduSign kan du läsa om hur du skapar dokument i arkivformat.

Läs mer om eduSign

• Du diarieför (lämnar till registraturet) det signerade beslutet och övriga relevanta handlingar i ärendet, senast arbetsdagen efter beslutsmötet. Du ska även diarieföra en deltagarförteckning över de som varit närvarande vid beslutet. Deltagarförteckningen tillhandahåller mötessekreteraren vid ärendeföredragningen.
• Du ansvarar för expediering av beslutet internt inom högskolan och externt. För mer information om handläggning av expediering, se handläggarhandboken under avsnitt Expediering.