Vid senaste VS möts fick vi alla träffa Anna Cregård, högskolans nya förvaltningschef. Nyfikenheten på henne och hennes tankar kring Verksamhetsstöd (VS) var stor, och frågorna var många. Här svarar hon nu på de frågor som inte hanns med under Zoom-mötet.  

Frågor inskickade inför mötet

Jag undrar, hur skulle du beskriva dig själv som chef? Och vilka frågor ser du som mest utmanande att sätta tänderna i, i ditt nya uppdrag?

– För mig är samspel mellan VS och akademierna viktigt, liksom mellan VS:s olika områden och avdelningar. Vi inom verksamhetsstödet har ett omfattande och betydelsefullt uppdrag, och för att dagens lärosäten ska kunna utvecklas på ett bra sätt måste de olika verksamheterna inom stödet fungera både som experter och stöd, både ge råd och service.

Hur uppfattar du verksamhetsstödet så här långt?

– Bara positivt. Mångfacetterade arbetsuppgifter, varav många både är stora och komplexa. Och ett VS med många trevliga människor.

Hur ser du att ett stöd till kärnverksamheten ser ut på det mest optimala sättet?

– Se första frågan.

Hur ska möten se ut förslagsvis hädanefter, är det någon vits att träffas alla avdelningar? Har upplevt att våra tidigare möten känts en aning krystade, inte för att det verkligen fyller en funktion.

– Jag tror absolut att det finns en vits med att träffas allihop. Men kanske behöver form och innehåll förändras, och kanske även vad vi ska åstadkomma på dessa träffar. De behövs för att vi ska kunna vara ett samlat verksamhetsstöd i relation till resten av lärosätet, för att vi ska känna varandra och för att underlätta samarbeten. Men det är svårt att få ut så mycket som möjligt av sådana träffar, och ställer ganska höga krav på alla deltagare att verkligen delta.

Har du planer på förändringar du vill införa i Verksamhetsstöd redan på en gång?

– Nej… Tre veckor är för kort tid för det och man bör inte ändra bara för ändrandets skull.

Vad gillar du att göra på fritiden?

– Umgås med familjen, träna, baka och ha det gott.

Vad visste du om HB innan du började här?

– Jag känner några som jobbar här – och som har jobbat här, och jag kände därför till en del kring specifika utbildningar och forskningsprojekt. Jag hade också en del koll på samarbetet med kommuner och region, och jag kände även till den ekonomiska situationen. Jag hade fått beskrivningar om stödverksamheten som kompetent, effektiv och positiv. Och så kände jag förstås till profileringen av högskolan som varit mycket lyckad. En välskött högskola, så beskrivs HB.

Hur har dina första veckor varit?

– Knökfulla och roliga!

Med vem eller vilka kommer du ha mest dialog med på Högskolan i Borås?

– Min egen ledningsgrupp är viktig, liksom rektor och prorektor. Men ur mitt perspektiv är det lika viktigt att den horisontella kommunikationen fungerar, d.v.s. med akademicheferna, som den vertikala. Samarbete mellan organisatoriska nivåer och mellan olika verksamheter måste funka, och det är en av de stora fördelarna som ett lagom stort lärosäte har eller måste ha: samarbetskapacitet.

Hur går dina tankar om de olika VS-avdelningarna, om gemensamma "regler" för alla och när avdelningarna (cheferna) får bestämma själva? (Hemarbete, flextider, bemanning jul/sommar o.s.v.)

– Det måste vara en avvägning mellan vad som krävs för att verksamheten ska fungera väl ur det lokalas perspektiv och vad som behövs för att skapa gemensamhet och likhet. Vissa saker behöver vi ha gemensamma regler för, men vi måste också kunna klara av att anpassa oss till verksamhet och situation – särskilt i den här situationen. Den kräver flexibilitet. 

Vilka tankar har du kring att utveckla VS:s verksamhet? Vilka frågor är viktigast för dig?

– Det är svårt att vara konkret efter bara några veckor – och det ska jag förstås inte vara utan att först göra en ordentlig analys tillsammans med avdelningschefer och rektorsnivån, facken och så vidare. Jag är ännu i en fas där jag lär mig om verksamheten och dess grundförutsättningar – och det kommer att ta ett bra tag till. Jag är inte så förtjust i förhastade förändringar – risken är att man kastar ut barnet med badvattnet.

Vad är den anställde inom VS roll i HB:s arbete med internationalisering? (I frågan ingick också två ytterligare frågor kring internationalisering reds.anm.)

– Vet inte ännu. Det måste jag sätta mig in i framöver.

Lite nyfiken – vem är Anna? Jag är medveten om att du varit på HB en kort tid men jag är ändå nyfiken på om du redan har sett förändringsbehov inom organisationen? Vilka är dessa i så fall? Vilka tankar har du kring ditt nya arbete och finns det något som du kan dela med dig av redan till oss?

– Jag vet inte ännu hur förändringsbehoven ser ut – inte mer än det jag berättade om på VS möts.

Hur tänker du kring utvärdering av tidigare omorganisation och hur stödet uppfattas av kärnverksamheten i dag? En utvärdering som inte är gjord, som utlovats. En del problem vi har i dag bl.a. rörande "avståndet" till kärnverksamheten, uppstod då. Många bra saker skedde naturligtvis men all centralisering av stödet har inte varit bra. En utvärdering borde kunna tydliggöra vad vi borde kunna göra bättre ihop, tillsammans.

– Det är en viktig fråga som tas upp här: hur man minskar organisatoriska avstånd. Det är något man alltid måste jobba med, och det är en hjärtefråga för mig: samspel över organisatoriska gränser. Det är något som jag uppfattar att man måste jobba med både i det lilla och specifika, och mer långsiktigt. Det handlar både om praktisk organisering och kultur.

Frågor i chatten under mötet

I presentationen, Fokus #3 Punkt B. om hur stödet kan påverka kärnverksamheten. Har du i ditt arbete identifierat arbetssätt för att möta de problem som kan uppstå då?

– Det finns gott om exempel på när processer och rutiner skapas som skaver i kärnverksamheten – trots att processerna i sig är bra, effektiva och logiska. Ett sådant principiellt exempel är när många olika system eller processer utvecklas som tillsammans blir alltför många och ger svårkombinerade förväntningar på personalen i kärnverksamheten. Där måste vi hjälpas åt att tillsammans förstå hur mottagarna uppfattar det som de ställs inför, och det kan man bara göra tillsammans – tillsammans i stödet och tillsammans med mottagarna.

Kan vi fundera på expertfunktion Anna?

– Stöd som begrepp är kanske inte helt lyckat, men det inrymmer ändå ganska mycket av alla de saker vi gör. VS ska vara experter inom vissa frågor, ge hands-on service inom andra, bygga rutiner och system – samt även i vissa frågor se till att verksamheten bedrivs som den ska, d.v.s. kontrollera. Alla dessa uppgifter måste vi ha kapacitet att genomföra, så att utbildning och forskning kan bedrivas på allra bästa sätt. Där är vi en nyckelspelare.