Vad händer på Verksamhetsstöd (VS) just nu? Här ger några av avdelningscheferna en kort uppdatering om vad som är aktuellt på respektive avdelning just nu.

Akademistöd

• Avdelningen har ett pågående personsäkerhetsarbete med framtagande av interna rutiner kopplat till det systematiska arbetsmiljöarbetet kring hot och våld.
• Planering och strukturering inför övergång till ärendehanteringssystemet ServiceDesk Plus för utbildningsadministrationens akademibrevlådor pågår.
• Avdelningen är involverad i arbetet med att förbereda för digitalisering av studentblanketter. Första blanketten som är tänkt att digitaliseras är ”Ansökan om tillgodoräknande av kurs/prov”.
• Handläggning av in- och utresande utbytesstudenter inför nästa läsår pågår för fullt och är i en intensiv fas under den här perioden.
• Dessutom pågår en ansökan för det första Erasmus+ projektet inom ramen av det nya Erasmus+ programmet. Det nya Erasmus+ programmet kommer att pågå 2021–2027 och erbjuder nya möjligheter till mobilitet för både studenter och anställda.
• Forskarutbildningsstöd arbetar kontinuerligt med att upprätta lathundar som erbjuder stöd för praktiskt arbete och för att synkronisera processer med övriga inom VS. Vi är involverade i kvalitetsarbetet i nära samarbete tillsammans med studierektorerna och forskarutbildningssamordnaren. Genom att följa riktlinjer och operativt säkerställa att dessa följs stöttar vi högskolans forskarutbildningar att hålla hög kvalitet.
• Rekrytering av biträdande avdelningschef för Akademistöd pågår.

Bibliotek

• I början av terminen införde vi support via chatt på webbsidan som komplement till övriga supportvägar. Det är nu dags att följa upp användningen, men det allmänna intrycket är att tjänsten är uppskattad av studenterna.
• Vi har en grupp som sätter sig in i ärendehanteringssystemet ServiceDesk Plus och som ska lämna förslag på hur biblioteket ska arbeta med systemet.
• I januari lanserade vi en förenklad registrering i DiVA och följer nu upp detta med en genomlysning av arbetsflöden och rutiner för inmatningen i DiVA. Syftet är att både förenkla för forskarna och samtidigt kunna förbättra kvalitetssäkringen. Nära knutet till DiVA är också de tjänster som biblioteket kan erbjuda gällande bibliometri, det vill säga hur publiceringen återspeglar forskningens spridning och genomslag, och även här håller vi på med att kartlägga vilka behov som finns inom högskolan.
• Biblioteket kommer att avveckla samlingen med referensexemplar för kurslitteratur, det vill säga de exemplar som inte lånas ut och som bara kan användas i biblioteket. I stället kommer även dessa exemplar att bli möjliga att låna hem och vi satsar även mer på att köpa fler exemplar för hemlån.
• I bibliotekets entré finns nu en skylt som visar hur många besökare som finns i biblioteket för ögonblicket. Detta är en bra vägledning för att se att det inte finns risk för trängsel. Antalet besökare är än så länge mycket lågt och det finns mycket goda utrymmen att sprida ut sig på, men till hösten när vi kan förvänta oss att det successivt kommer fler personer på plats tror vi att detta kan bli användbart när studenterna ska planera sina besök.
• All undervisning, handledning och mycket av supporten sker fortsatt på distans och en viktig diskussion nu är hur vi ska göra när läget förändras i höst. Mycket hänger samman med hur utbildningarna väljer att göra, men vi tror att de digitala inslagen fortsatt kommer att vara viktiga. Vi har även tagit över biblioteksundervisningen för de HB-studenter som läser i Skövde och i Varberg, och den undervisningen kommer att ske på distans även när vi återgått till normalt läge.

Campus och hållbarhet

Campus och hållbarhet har ett antal pågående större och mindre lokalprojekt. I korridor D6 pågår projektering för helt nya lokaler för kommunikationsavdelningen.

Vi planerar att innan semestern byta ut fasadskyltarna på Balderhuset. Förutom våra lokalprojekt arbetar vi tillsammans med våra två största fastighetsägare för att ta fram gemensamma hållbarhetsprojekt.

På avdelningen har vi just nu ett vårbingo där vi möter våren genom att ta lunchpromenader och leta vårtecken. Spännande att se vem av oss som först fyller bingobrickan!

Ekonomi

På avdelningen Ekonomi pågår det arbete med att införa e-beställningar. E-beställning innebär att beställning sker via Proceedo och när fakturan sedan kommer kan den matchas direkt mot beställningen. Hittills sker inköp av kontorsmaterial och städmaterial via e-beställning. Det som nu är på gång att digitalisera är inköp av datorer.

Implementation av Hypergene (ett systemstöd för projektredovisning) och modulen Stöd till projekt pågår. Just nu sker acceptanstester av projektkalkyler och finansieringsmallar. Nästa steg är att påbörja konfigurationen av delen projektbudget och uppföljning för de kalkyler som beviljas finansiering. När Hypergene tas i drift kommer högskolan att arbeta med projektkalkyler och projektbudgetar helt digitalt, vilket också innefattar ett digitalt flöde för granskning och godkännande av kalkyler och budgetar. Driftsättning är planerad till senare delen av 2021.

Arkiv och Registratur har tillsammans med verksamheten tittat på hur man kan arbeta digitalt med studentärenden i W3D3. Hela processen från att studenten skickar in ansökan till att meddela beslut till student sker digitalt. Först ut med detta var Antagningen med processen där student ansöker om anstånd om studiestart. Studenten ansöker digitalt via webben och vi väntar på det första ärendet nu. Andra studentärenden som är på gång är ”ansökan om tillgodoräknande” och ”anmälan om disciplinärenden”.

IT

På IT arbetar vi fortfarande med ärenden kopplat till e-postmigreringen som genomfördes i början på mars. Vi är också i slutfasen av arbetet med att genomföra en risk- och konsekvensanalys för ett eventuellt införande av Teams.

För att öka säkerhet och skydd kommer vi att införa så kallad tvåfaktorsinloggning gällande Microsofts tjänster, och piloter pågår just nu. Mer information om detta kommer framöver.

Andra aktiviteter som är på gång:

• Planering för att migrera personalens hemkataloger och den gemensamma lagringsytan G:.
• Ny funktion för uppladdning av examensarbeten är i testfas.
• IT arbetar aktivt i flera stora projekt till exempel KronoX, Retendo och Canvas.
• Byte av datorer i flera datorsalar.
• Fler avdelningar är på väg in i ärendehanteringssystemet ServiceDesk Plus.
• Förberedelser pågår inför höstens övergång till ny chefsstruktur på akademierna.
• Migrering av högskolans centrala databassystem är slutförd.

Kommunikation 

Arbetet med att skapa en personaliserad startsida på anställdwebben har påbörjats och beräknas vara klart under 2021. Målbilden är att detta ska bli den självklara kanalen för alla medarbetare att hitta aktuell information både från högskolan och från sin chef samtidigt som e-postflödet ska minska. Som medarbetare ska du också till exempel kunna se din kalender och favoritmarkera sidor du ofta besöker.

Högskolans utbildningssidor på webben håller på att göras om och lansering av de nya uppfräschade sidorna beräknas ske under maj månad.

Uppföljning av årets rekryteringskampanj visar att budskapet ”Kritiska tider kräver kritiska tänkare” har varit uppskattat. Årets målgruppsanalys från Ungdomsbarometern visar att högskolans webbplats, Öppet hus och nuvarande studenter samt alumner är de viktigaste kanalerna för blivande studenter. Utbildningskatalogen utgick på försök hösten 2021 och inför hösten 2022 har avdelningen tillsammans med rektors lednings- och kvalitetsråd beslutat att inte producera en utbildningskatalog.

Studentcentrum

• Universitet och högskolor ansvarar för att studenterna har tillgång till hälsovård, särskilt förebyggande hälsovård som främjar studenternas fysiska och psykiska hälsa. För att höja ambitionen för studenters hälsa fördelas 25 miljoner kronor under 2021 för att stärka studenthälsan och bidra till en bättre studiemiljö. Med satsningen vill regeringen särskilt gynna studieovana studenter, vilket definieras som förstagångsstudenter. Högskolan i Borås har fått 500 000 kr för 2021, och inledningsvis kommer satsningen att vara tre år. Satsningen på studenthälsan innebär rekrytering av en ny medarbetare till Studentcentrum och Studenthälsan med ett sammanhållande uppdrag för insatser, planering och att driva processer med fokus på studenternas studiemiljö och deras första studieår.
• Ett intensivt arbete har pågått under våren för övergång från Ladok till KronoX för studenternas anmälan till tentamen. Från och med 3 maj anmäler studenterna sig till tentamen via KronoX.

Utbildningsstöd

Vi arbetar – i enlighet med högskolans strategi – med digitalisering på olika fronter. En viktig och rättssäker förändring är att anmälan om disciplinära förseelser numer ska ske digitalt. Detta gör att vi kan hantera ärendena direkt i W3D3. Pappershanteringen minskar och med det även risken för att sådana handlingar hamnar fel. En annan digitaliseringsförändring rör antagningens ansvarsområde.

På webbsidan om disciplinärenden hittar du en länk till den digitala anmälan om förseelse.

Handläggningen av ansökan om anstånd med studiestart samt överklaganden hanteras också numer digitalt. I W3D3 ligger mallar för olika typer av yttrande och beslut, och mallar för e-post till sökande respektive överklagandenämnden. Det innebär att vi kan samla alla handlingar på ett och samma ställe och slipper stora mängder dokument på G:. Det gör också att våra yttranden och beslut ser mer lika ut när alltid vi utgår från samma mallar.

För handläggningen av anstånd med studiestarten har vi dessutom tagit ytterligare ett steg och tagit bort den tidigare blanketten. Den har ersatts av ett formulär på webben där den sökande fyller i ansökan och även kan bifoga dokument. Uppgifterna hamnar i ärendet i W3D3 och kan handläggas helt och hållet där. Det är en stor fördel att ha allt samlat på ett och samma ställe. Blanketter riskerar numer inte att komma på avvägar.

Registraturet har varit till stor hjälp med att lägga in mallarna och se till att arbetet i W3D3 stödjer vår handläggning och våra processer. Vi är väldigt nöjda med den nya handläggningen!

Under vårvintern har vi vid avdelningen också arbetat med vad vi kallar e-posthygien. Det är bra att påminna sig om hur e-post bäst används och vad vi kanske bör undvika. E-post är en viktig kommunikationskanal, men samtidigt finns många risker med hanteringen – inte bara vad gäller personuppgiftsbehandling o.s.v. – då den utgör en väsentlig del av den digitala arbetsmiljön.