Vad händer på Verksamhetsstöd (VS) just nu? Här ger några av avdelningscheferna en kort uppdatering om vad som är aktuellt på respektive avdelning just nu.

Akademistöd

Det har varit en intensiv arbetsperiod för många funktioner i samband med läsårsstarten. Förra läsårets arbete med att förbättra registreringsprocessen har av många upplevts slagit väl ut. Arbetet har varit ett samarbete mellan främst Akademistöd, Kommunikation, Utbildningsstöd och IT. Resultatet kommer att utvärderas för att bestämma riktning för ett eventuellt fortsatt utvecklingsarbete.

Under vecka 40 flyttar utbildningsadministrationen sina akademibrevlådor till ärendehanteringssystemet ServiceDesk Plus. Planering och utbildning inför uppstart pågår.

Ett antal disputationer är planerade under hösten. Under pandemin har anpassningar gjorts i genomförandet av disputationer. Samtal pågår nu om hur disputationer kan komma att genomföras post corona.

58 internationella studenter har vid läsårsstart påbörjat sina studier hos oss på Högskolan i Borås.

International Office arbetar med förberedandet inför den nya chartern inom Erasmus+ där flertalet processer kommer att bli digitaliserade. Alla samarbeten med partnerlärosäten som ska fortgå inom programmet kommer att förnyas.

I överenskommelsen om allianssamarbete mellan lärosäten i väst finns ett antal identifierade samarbetsområden. Flervetenskapliga forskningsområden och hållbart internationellt samarbete är två av dem. Akademistöds forskarutbildningsstöd och International Office är representerade i de två arbetsgrupperna som påbörjat sitt arbete under början av september.

Linda Davidsson är ny biträdande avdelningschef för Akademistöd sedan den 1 september. Hon kommer att ha ett personal- och verksamhetsansvar inom bland annat utbildningsadministrationen.

Bibliotek

Biblioteket fortsätter tills vidare med de öppettider som gällt tidigare under pandemin (måndag–fredag 09:00–17:00). Vi har installerat en besöksräknare som i realtid visar hur många som är på plats i biblioteket. Informationen finns både på webbsidan och i entrén, så att man inför ett besök kan bedöma om det är en lämplig tidpunkt att besöka oss. När det gäller undervisning, handledning och drop-in så fortsätter dessa i digital form. Vi arrangerar återigen spikningsceremonier för nya doktorsavhandlingar och dessa annonseras i kalendariet.

Campus och hållbarhet

På Campus och hållbarhet jobbar vi för närvarande med de nya hållbarhetsmålen som högskolan enligt plan ska besluta under hösten. Tanken med de nya hållbarhetsmålen är att de är övergripande och generellt skrivna för att vi sedan ska arbeta in mål för hållbarhet i våra respektive verksamhetsplaner.

Inom lokalförsörjningsområdet jobbar vi vidare med flera stora projekt så som nya lokaler för polisutbildningen samt nya lokaler för kommunikationsavdelningen och Akademin för vård, arbetsliv och välfärd på plan D6. En mängd mindre lokalprojekt pågår också, till exempel planering av ny studio för EduTech och en helt ny specialtentasal.

Vi på avdelningen har också påbörjat diskussioner kring vad det nya normala efter pandemin betyder för oss. Vilka utmaningar och förväntningar finns nu när vi alla ska återgå till att vara på plats mer i våra lokaler?

Ekonomi

På avdelningen Ekonomi fortsätter arbetet med att införa e-beställningar. E-beställning innebär att beställning sker via Proceedo och när fakturan sedan kommer kan den matchas direkt mot beställningen. Hittills sker inköp av kontorsmaterial, städmaterial och datorer via e-beställning. Det som nu är på gång att digitalisera är inköp av böcker.

Implementation av Hypergene (ett systemstöd för projektredovisning) pågår. När Hypergene tas i drift kommer högskolan att arbeta med projektkalkyler och projektbudgetar helt digitalt, vilket också innefattar ett digitalt flöde för granskning och godkännande av kalkyler och budgetar. Driftsättning är planerad till senare delen av hösten.

IT

IT har, efter semestrarna, haft en ansträngande period med många ärenden. Detta hänger samman med registrering samt terminsstart, men också med att många i personalen kommer tillbaka efter sina semestrar och vill få allehanda problem med sin IT-utrustning lösta.

Dock måste sägas att årets registrering gått oerhört bra. Gruppen som jobbat med texter och flöden i samband med detta har gjort ett väldigt bra jobb. I skrivande stund (9 september) har 5 098 nya konton skapats.

I höst startar, fortsätter och slutförs flera spännande projekt, bland annat

• Projekt livscykelhantering klienter: Ett mycket spännande projekt där vi ska titta på hela processen med hantering av våra klienter. Från beställning/inköp till avveckling/skrotning. Ganska stort och omfattande då det delvis handlar om att helt strukturera om vårt interna nätverk. Ett första möte är planerat till den 10 september.
• Införande av en serviceportal i ServiceDesk Plus: Ett projekt som syftar till att förbättra service och användarupplevelse för medarbetare och studenter som får tillgång till en enda portal för samtliga instanser som nyttjar ärendehanteringssystemet ServiceDesk Plus, anpassad efter varje persons åtkomstbehörighet där de enkelt kan skapa och följa upp sina ärenden samt söka egna lösningar. Det medför även effektivare administration för handläggare som får mer relevant information i ärendena och säkrare hantering av känsliga personuppgifter.
• Upphandling av ny serverpark för virtualisering samt loggning: inom kort startar vi projektet med att byta ut de tio fysiska servrar som tillhandahåller en stor del av högskolans serverinfrastruktur. Nuvarande servrar har troget tjänstgjort i snart sex år och har nu snart gjort sitt. Projektet innebär även en uppgradering av vår virtualiseringslösning. I samband med detta byts även flera av våra så kallade core-switchar ut. Detta innebär ökad redundans samt högre hastighet i vårt distributionsnät.
• Byte accesspunkter trådlöst nät: På flera håll på campus byts accesspunkter ut mot nya snabbare och mer tillförlitliga. 

Kommunikation

Nu när högskolan har ny vision samt nya mål och strategier ser avdelningen över högskolans kommunikativa plattform, det vill säga de styrande dokument som finns för högskolans kommunikation. Kommunikationspolicyn är på plats sedan en tid tillbaka och just nu har arbetet med en strategi för studentrekryteringen påbörjats och webbstrategin har uppdaterats. En ny handbok för arbetet med sociala medier har också tagits fram. I den beskrivs bland annat hur vi på högskolan arbetar med innehåll och kommunicerar med våra målgrupper i högskolans centrala sociala kanaler. Syftet med vårt arbete med sociala medier är att skapa medvetenhet och engagemang om högskolan på ett sätt som varje målgrupp kan ta till sig.

Vi har satt programmet för en lightversion av vetenskapsfestivalen ForskarFredag den 20–24 september, då skolor kan låna en forskare. Andra event som vi förbereder inför är Days of Knowledge den 1 december och STARK-dagarna, vars datum är nu satt till den 26–27 januari 2022.

En rekryteringskampanj som är en utveckling av förra årets budskap Kritiska tider kräver kritiska tänkare är under framtagande. Det blir fortsatt en del digitala event, bland annat deltar högskolan digitalt i Sacos utbildningsmässa i december. Uppstart av nobeleventet och öppet hus görs också just nu.

Arbetet med den personaliserade startsidan på anställdwebben löper på enligt plan och lanseringen är planerad till någon gång i december.

Studentcentrum

Två nya medarbetare är på plats inom Studenthälsan, Hannele Ärlig som sjuksköterska och Moa Persson som samordnare för studenternas studiemiljö. Samordnare för studenternas studiemiljö är en ny tjänst som finansieras av en nationell satsning på studenthälsa. I rollen ingår att samordna och planera för insatser under studenternas första studieår och att arbeta aktivt med studenternas studiemiljö. Det ingår också att tillsammans med studenthälsa, kärnverksamhet, stödverksamhet och studentkår identifiera, planera och genomföra informationsinsatser och aktiviteter för studenterna för att underlätta deras studier. Vidare ingår att aktivt arbeta med studiesociala aktiviteter.

Utbildningsstöd

Utbildningsstöd har genom en intern omfördelning ökat supporten för Canvas med en halvtid. Numer är det alltså 3,5 tjänster som ger support i Canvas och PING PONG. Införandeprojektet rullar på enligt plan och supporten konstaterar att så mycket som 80–85 procent av högskolans kurser i höst finns i Canvas, det vill säga gott och väl över den kvalificerade majoriteten! Det bådar gott inför breddinförandet efter årsskiftet.

Förändringar i Ladok slår igenom den 15 september. Förändringarna innebär att vyerna för rapportering och attestering (för kurs- och aktivitetstillfälle) förenklar lärarnas arbete. Förhoppningsvis bidrar detta till att minska frustrationen över sådant som tidigare upplevdes som svåröverblickbart och omständligt.

Inom kort hanterar vi på Utbildningsstöd alla ärenden i ServiceDesk Plus. Funktionerna Antagning, Canvas/PING PONG, Disciplin, Examen, KronoX samt Kursinfo/Ladok kan därmed både fördela ärenden till rätt kompetens samt också kvalitetssäkra hanteringen. Nu återstår utbildning för avdelningschef – en del ärenden kan ju behöva fördelas i den riktningen.