Coronapandemin påverkade oss alla under 2020, och den hänger fortsatt med in i det nya året. Vi bad alla avdelningschefer inom Verksamhetsstöd att reflektera kring året som gått och samtidigt blicka framåt på 2021. Det bjuds också på tips från de olika avdelningarnas sociala aktiviteter.

Akademistöd – Camilla M Andersson, tf. akademistödschef

Vad tar du och din avdelning med er från 2020?

– Akademistöd arbetar akademinära och är ett viktigt stöd till kärnverksamheten i vardagen. När arbetet i vardagen nu är ett förändrat begrepp och akademinära inte innebär riktigt detsamma som tidigare, har det medfört en hel del utmaningar och förändringar. Min upplevelse av Akademistöd år 2020 är alla medarbetares flexibilitet, engagemang och vilja att vara det stöd som akademierna behövt. Jag tar också med mig den längtan som många uttrycker, av att få vara på plats igen och mötas på riktigt. Det står för ett viktigt medarbetarengagemang och för trivsel på arbetet. 

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Vi har nog lärt oss, eller kanske mer insett, att det mesta är möjligt. Vi var många som inte trodde det skulle fungera så bra att arbeta hemifrån till så stor del av vår arbetstid. Vi var också många som inte var bekväma med att ha möten och viktiga samtal digitalt. Båda dessa delar hanterar vi alla numera mycket bra. En positiv utveckling som kommit igång i spåren av corona är digitaliserad blanketthantering och digital signering. Det kommer att underlätta mångas arbete mycket och vi ser fram emot när det är implementerat fullt ut.

Vad är i fokus för din avdelning under 2021?

– Under 2021 kommer vi att ha fokus på det systematiska arbetsmiljöarbetet och det systematiska kvalitetsarbetet för att vara ett bra stöd till akademierna. I vårt kvalitetsarbete finns till exempel aktiviteter som att vara med och utveckla den digitala blanketthanteringen, utveckla stödet till doktorander och forskarutbildningar, förbättrade möjligheter till stöd kring mottagandet av internationella gästforskare och doktorander, samt att arbeta med hur Akademistöd kan bidra till introduktion av nya medarbetare inom akademierna. 

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– De sociala aktiviteter som i vår arbetsvardag är viktiga för oss är den kommunikation via Zoom och Skype som sker i mindre grupper inom avdelningen. Det kan vara en chattfunktion för att ha snabb och nära kontakt med sina nära kollegor i frågor som berör arbetet eller som inte gör det. Det kan också vara spontana eller inplanerade Zoom-fikatillfällen för att digitalt träffas i ett personalrum med de samtal som det rummet innebär.

---

Bibliotek – Jonas Gilbert, bibliotekschef

Vad tar du och din avdelning med er från 2020?

– 2020 var ett år när vi alla lärde oss att snabbt ställa om verksamheten och göra anpassningar i ett läge som hela tiden var föränderligt. När mycket både i samhället och i det privata kretsade kring oro inför pandemin så stöttade vi varandra och hjälptes åt att ge våra användare bästa möjliga service. Jag är imponerad av den vilja som finns hos alla att utveckla verksamheten. För min egen del började jag på högskolan i september och att starta på ett nytt jobb mitt i en pandemi har varit en lärorik erfarenhet. Men jag ser mycket fram emot att få lära känna högskolan och biblioteket under mer normala omständigheter så småningom.

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Vi har utvecklat ett sätt att nästan enbart ha möten online via Zoom (som de flesta avdelningar på högskolan). Vi har lärt oss att undervisa, ge handledning och kommunicera med våra användare via Zoom och chatt, vi kommunicerar överlag väldigt mycket mer online än tidigare. Vi har fortsatt med våra biblioteksfrukostar vad gäller boktips men nu enbart online, det har fungerat bra för fler har kunnat delta men vi saknar snacket kring frukostbordet som varit tidigare. Pandemin och det faktum att studenterna inte ska befinna sig på campus har gjort att vi börjat fundera över lånepolicyn på delar av våra boksamlingar.

Vad är i fokus för din avdelning under 2021?

– Jag tycker att det är många olika utvecklingsfrågor som biblioteket är involverat i. En fråga är förstås hur vi lär oss av och tar med oss de erfarenheter som vi gjort under pandemin. Hur ska vi vidareutveckla support, handledning och undervisning? Vilka digitala verktyg vill vi använda i framtiden? Andra frågor som är i fokus gäller forskarstödet, till exempel att vidareutveckla stöd för hantering av forskningsdata och för publicering av vetenskapliga resultat. Men även hur vi ska använda och utveckla våra lokaler är viktigt för framtiden – för så småningom kommer ju studenterna tillbaka och det kommer att bli en levande miljö igen.

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– Vi har startat något som vi kallar Digital trivselvecka där man får skriva upp sig och sen göra något skoj för personalen online, exempel på detta har varit att lägga ut en bild på dig själv som ung, gör din egen bitmoji-instruktion, novelläsning, sy ditt eget munskydd med mera. Vi har även haft stegtävling där vi tävlat mot några andra universitetsbibliotek för att tänka på hälsan. Vi har satsat på småsnack i break out-rooms i Zoom under våra personalmöten, digitalt fikarum dagligen och vi har en intern chatt. Vid jul körde vi Secret Santa med paketöppning online, väldigt uppskattat. Det har även startats en intern bokcirkel.

---

Ekonomi – Linda Sörensen, ekonomichef

Vad tar du och din avdelning med er från 2020?

– 2020 har varit ett väldigt speciellt år även för vår avdelning. Det vi tar med oss är att det gick förvånansvärt bra för oss att anpassa oss till de nya förutsättningarna och jag är väldigt stolt över att vi har utfört alla våra arbetsuppgifter med hög kvalitet även när vi har arbetat så mycket hemifrån.

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Vi har blivit mer digitala, både i vårt eget arbete och i olika processer. Jag tror att den utvecklingen har gått snabbare med anledning av corona.

Vad är i fokus för din avdelning under 2021?

– Under 2021 kommer vi att ha fortsatt stort fokus på digitalisering. Vi kommer att fortsätta arbetet med att digitalisera processer med hjälp av olika systemstöd, såsom W3D3, Proceedo och Hypergene, och vi kommer att arbeta för att minska pappersarkiveringen.

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– Som julavslutning hade vi frågesport, vilket fungerade alldeles utmärkt att ha via Zoom!

---

IT – Nicklas Hardman, tf. IT-chef 

Vad tar du och din avdelning med er från 2020? 

– 2020 var ett år där det hände så mycket att det är svårt att få grepp om. Framför allt ställdes IT-avdelningen inför en väldigt stor ökning av ärenden gällande inköp, distribution och hjälp till all personal som började arbeta på distans.

– 2020 var också ett år där digitaliseringsresan gick i en rasande fart. På ett sätt är detta av godo då vi alla blev tvingade att modernisera både oss själva och vårt sätt att arbeta.

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Alla saknar vi att vara på jobbet men det kan finnas vissa arbetsuppgifter som passar bättre att ta sig an hemifrån, vilket kan vara en lärdom för framtiden.

Vad är i fokus för din avdelning under 2021?

– Vi håller på med flera stora projekt, bland annat migrering av personalens epost-system den 5 mars. Detta projekt har pågått länge och vi ser fram emot att äntligen komma i mål.

– Vi har också flera andra projekt där vi är inblandade, till exempel Canvas och Retendo.

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– Det fungerar alldeles utmärkt med digital afterwork via Zoom.

---

Kommunikation – Annie Andréasson, kommunikationschef 

Vad tar du och din avdelning med er från 2020?

– Vi har lärt oss mycket och byggt på vår kunskapsbas under det här märkliga året. Framför allt handlar det om kris- och internkommunikation. Vi har i dag ingen självklar kanal där vi snabbt kan nå ut med viktig information. Detta har gjort att arbetet med en personligt anpassad kommunikationskanal mellan chef och medarbetare har fått hög prioritet hos oss.

– En annan viktig erfarenhet är omställningen från fysiska möten till digitala. Att rekrytera studenter utan att mötas öga mot öga på olika skolbesök eller mässor ställer höga krav, inte minst på de presumtiva studenterna. Öppet hus skedde helt digitalt, mycket baserat på filmer och webbinarier. Dessutom har vi filmat väldigt mycket mer samt ställt om arrangemang till digital form.

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Som avdelning var vi inte bra på att mötas digitalt. Vi tar med oss denna erfarenhet och kommer fortsatt att ha fler digitala möten. Vi kommer också att jobba mer på distans. Coronapandemin har också gjort att vi tänker nytt för våra nya lokaler som just nu planeras. Vårt underlag för utformningen av vår nya arbetsplats skulle aldrig ha blivit på det sätt vi nu valt om vi inte haft omställningen för pandemin. Det handlar både om förändrad attityd och nytt arbetssätt.

– Vi har också lärt oss att digitala produktioner kräver mycket planering och personella resurser. Vi har också varit delaktiga i arbetet med att utveckla EduTech.

Vad är i fokus för din avdelning under 2021?

– En ny intern kommunikationskanal som förhoppningsvis lanseras i slutet av året. Vi kommer att ha medarbetare som involveras i det fortsatta arbetet med EduTech. Dessutom förbereder vi för flytt till nya lokaler i D6 någon gång under våren 2022.

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– Vi har infört stående ”walk-and-talk”-tider varje vecka där alla som har möjlighet kan gå ut och gå och samtidigt snacka via Zoom. Vi har också haft många trevliga Zoom-aktiviteter som exempelvis: KOMpis-kamp med olika deltävlingar som exempelvis Pictionary och ”Vem jobbar här?”. Andra bra teman har varit ”bokklubb”, ”filmtips” och English Club (där vi bara pratar engelska med varandra). I december fick hela avdelningen varsin adventskalender, som bestod av hälsningar från alla kollegor. Det var uppskattat och viktigt, då många saknar närheten till sina kollegor.

---

Studentcentrum – Lena Tyrén, avdelningschef

Vad tar du och din avdelning med er från 2020?

– Att det mesta ändå har fungerat, det har överlag gått bra att arbeta hemifrån för medarbetarna. Vissa arbetsuppgifter är till och med lämpligare att arbeta med hemifrån då man får jobba ostört.

– Vissa moment har krävt större arbetsinsatser, till exempel att ställa om examinationer från salstentamen till andra alternativa former.

– Möten, nätverkande och webbinarier har varit enklare att arrangera och delta vid, fler har kunnat delta.

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Det har tvingat oss att utveckla digitala aktiviteter och mötesformer, vilket varit positivt. Exempelvis har våra måndagsföreläsningar skett via Zoom, vilket fallit väl ut. Vi ser att det är fler deltagare vid föreläsningarna än tidigare. Det kan bero på att föreläsningarna blir mer lättillgängliga för studenterna när det kan ske via digitalt deltagande. Det kan även bero på att studenterna upplever ett ökat behov av stöd och vägledning under distansstudier.

– Vi har fått använda flera olika digitala verktyg som vi inte använt tidigare. Det har varit utmanande och utvecklande. Vi har arbetat mer och mer kring arbetsmiljön under året.

Vad är fokus på din avdelning under 2021?

– Jag hoppas att vi ska få möjlighet att fokusera på strategisk utveckling och inte arbeta operativt med kort omställningstid i så stor utsträckning som gjorts under 2020. Studentcentrum kommer att fokusera på att utveckla insatser kring studenternas studiemiljö och studieovana studenter. Vi kommer fortsätta att utveckla digitala workshoppar och digitala aktiviteter för studenterna. Vi ser att behovet av digital tentamen ökar. Där vill vi bidra till utvecklingen, främst när det gäller användning av WISEflow. Vi står även inför implementering av en del nya system under 2021.

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– Avdelningen har en trivselgrupp som består av fyra medarbetare. Trivselgruppen har ordnat aktiviteter i samband med avdelningsmöten. Exempelvis ”Vem jobbar här?” (inspiration från tv-programmet ”Vem bor här?”) där varje medarbetare tog ett foto på sin arbetsplats hemma och skickade in. Vi skulle sedan gissa vems arbetsplats som fanns på respektive bild. Det bjöd på många goa skratt.

– Vi har precis avslutat Hälsobingo, där det fanns 30 olika aktiviteter som skulle samlas ihop. Exempel på aktiviteter var ”provat en för mig ny träningsform”, ”ätit en måltid utomhus”, ”motiverat någon annan till fysisk aktivitet”. Vinsten gick till den som först fick en full rad och till den som hade flest markerade aktiviteter på brickan.

---

Utbildningsstöd – Hanna Markusson, avdelningschef

Vad tar du och din avdelning med er från 2020? 

– Att vi blivit väldigt digitala och att det gått över förväntan bra. Det har samtidigt inneburit en väckarklocka vad gäller tjänsteresor – hur icke hållbara dessa är i många fall, ur flera perspektiv. De som pendlar upplever mindre stress. Sen är det givetvis väldigt tråkigt att inte få träffas och umgås på jobbet. "2020 – en maträtt utan kryddor", som någon sa, och vad kommer att flyta upp till ytan när vi återgår till något slags normalläge? Vad är det för ärenden och frågor som kommer ikapp oss sedan, sådant som vi varit tvungna att skjuta på och nu kanske glömt?

Har ni som avdelning gjort något eller lärt er något under coronapandemin som du tror att ni inte hade gjort annars?

– Som chef har jag lärt mig att goda rutiner är en garant för mycket! Medarbetarna nämner att vår digitala kompetens aldrig kunnat nå så långt på så kort tid i normalläge.

Vad är i fokus för din avdelning under 2021?

– Allt rullar på som vanligt, proaktivt, operativt och saker i verksamhetsplan. Sen får vi nog, som sagt, reflektera över vad som vi kanske förträngt på grund av pandemin. För min del som chef har jag ett visst fokus på hur vi så att säga ska klara återgången till högskolan – för jag tror att vi under hösten har en annan situation trots allt!

Har du några tips till de andra avdelningarna kring sociala aktiviteter som ni provat och som fungerat bra trots att alla arbetar hemifrån?

– Medarbetarna vid Utbildningsstöd har infört en återkommande aktivitet som de kallar Zoom-SUP:en (SUP = sammankomst under pandemi). Lite aw och lite quiz – väldigt uppskattat! I övrigt pekar de på de avstämningar jag införde direkt i samband med nivå gul förra våren som ovärderliga. Vi träffas varje dag kl. 09:30 och kan där informera varandra om vad som är på gång i verksamheten och så vidare. Därtill nämner de att jag med mina tilltag, överraskningar, frågesporter och allmänt tramsande har bidragit till social trivsel och skratt varje dag. En kan fråga sig om jag skämt (no pun intended) bort dem för mycket. :)

Avdelningarna Campus och hållbarhet samt HR har inte skickat in några svar.