Varför skriver du?

När du sätter dig ner för att skriva en text, fundera på varför du skriver. När du har syftet klart för dig blir det lättare att strukturera din text.
Vill du att läsaren ska tycka något, känna något eller göra något? Att informera räcker inte som syfte. När du till exempel skriver ett mejl om att ett möte är framflyttat så har du ett syfte, nämligen att läsaren ska komma till mötet en annan tid än vad som var bestämt från början. Syftet är alltså att få någon att göra något.

Vem skriver du till?

Innan du börjar skriva din text, fundera på vem eller vilka du skriver till. Skriver du till all personal på högskolan eller dina medarbetare på avdelningen? Eller till en specifik person?

Det är viktigt att ha klart för sig vem läsaren är för att kunna strukturera texten, anpassa ordval och ha ett bra tilltal. När du vet vem du skriver till kan du avgöra hur du ska skriva texten. Tänk också på att olika läsare har olika förkunskaper.

Skriv inte om läsaren, skriv till läsaren. Ett du-tilltal minskar distansen till
läsaren och ökar chanserna för att hen tar till sig innehållet.

Tänk på att inte växla mellan att tala till läsaren och att tala om läsaren. Det
gör texten rörig. Se exempel nedan:

Rätt: Du kan ansöka om stipendium fram till juni 2015. Glöm inte att du ska skicka med arbetsprover. 

Fel: Studenten kan ansöka om stipendium fram till juni 2015. Glöm inte att du ska skicka med arbetsprover.

Du och ni

På Högskolan i Borås skriver vi inte ni eller Ni när vi skriver
till en person – vi skriver du.

Vi skriver du med gemen inledningsbokstav – inte Du.

Huvudrubriker ska vara tydliga

Rubriker ska underlätta för läsaren att snabbt få en uppfattning om vad texten handlar om. Tänk därför på att skriva tydliga och informativa rubriker.

Var noggrann med mejlrubriker

Hej är förvisso trevligt men säger inte något om ditt ärende.

Om ditt mejl handlar om att du undrar när nästa möte äger rum skriv då När har vi nästa möte? hellre än Angående möte i rubriken.

Skriv det viktigaste först

Vad är det viktigaste i din text? Det ska komma först. Det är lätt att man skriver sig igenom texten. Då hamnar mycket bakgrundsinformation först och huvudbudskapet senare.

För att fånga läsarens intresse behöver viktig information komma högt upp i texten. Om du till exempel ska bjuda in till ett möte bör datum och tid för mötet ligga högt upp i texten.

Dela in texten i stycken

Det är viktigt att dela in texten i olika stycken så att läsaren får andas. Ett stycke ska följa en tankegång. För att se om stycket följer en tankegång, prova att sätta en sammanfattande rubrik ovanför det. Är det svårt att sammanfatta det? Skriv då om stycket och gör det mer sammanhängande.

På webben ska du göra nytt stycke med blankrad. Det beror på att det är svårare att läsa på en datorskärm än på papper. Det behövs därför mer luft i texten.

Visa hur texten hänger ihop

Visa hur saker hänger ihop i din text. Typiska ord som visar på samband i en text är eftersom, därför och men.

Låt verbet komma tidigt i meningen

Det är lättare att läsa en mening när huvudverbet kommer tidigt. Då får vi snabbt reda på vad som händer i meningen. Tänk därför på att inte lägga för mycket information innan huvudverbet. Huvudverben är i exemplen markerade med kursiv stil.

Rätt: Två språkkonsulter har nu tagit fram en ny skrivhandbok som ska hjälpa skribenter på högskolan att skriva bättre texter.

Fel: En ny skrivhandbok som ska hjälpa skribenter på högskolan att skriva bättre texter har nu tagits fram av två språkkonsulter.

Använd ett aktivt språk

Ett passivt verb döljer vem som gör vad i en mening, vilket gör texten svårläst. Exempel på passiva verb är skickas, ansöks eller skrivs, alltså verbformer som slutar på s. Tänk på att visa vem i texten som gör eller ska göra något. Ett aktivt språk gör texten enklare att ta till sig.

Rätt: Du ska skicka in din ansökan senast den 20 september.

Fel: Ansökan skickas in senast den 20 september.

Skriv inte för långa meningar

Tänk på att inte pressa in för mycket information i en mening. I exemplet nedan får läsaren mycket information i mitten av meningen, vilket gör den krånglig att läsa. Dela hellre upp i flera meningar.

Rätt: Du kan ansöka till utbildningen om du tidigare har läst 60 högskolepoäng engelska. Utbildningen startar på både vår- och höstterminen. Den är treårig och ger en kandidatexamen.

Fel: Du kan ansöka till utbildningen som startar både på vår- och höstterminen och ger en kandidatexamen, det vill säga, är en treårig utbildning, om du tidigare har läst 60 högskolepoäng engelska.

Undvik svåra och ålderdomliga ord

Det finns många ord som länge använts i så kallad byråkratisvenska. Att till exempel skriva erhålla istället för få gör en text onödigt krånglig.

Om du är osäker på vilka ord som anses vara ålderdomliga och vill ha förslag på ett annat alternativ kan du kolla i Svarta listan. För att hitta den, googla på “Svarta listan Regeringskansliet”.

Förklara svåra men nödvändiga facktermer

Ibland måste man ha med facktermer när man skriver. De kan ofta vara svåra för en oinsatt läsare att förstå och du riskerar då att tappa din läsare. Tänk därför på att förklara facktermer första gången du använder dem i en text.

Var konkret

Tänk på att inte använda för många abstrakta ord och uttryck i en text. Och undvik så kallade “skrytfenor”. En skrytfena är ett ord eller uttryck som har gjorts längre och krångligare än vad det behöver vara.

Skriv så konkret du kan, så får läsaren med sig mer av texten.

Rätt: Forskning
Fel: Forskningsverksamhet

Förkorta eller inte?

Det finns tolv förkortningar som man alltid kan använda. På Högskolan i Borås skriver vi förkortningar med punkt och inte mellanslag.

e.d. eller dylikt
etc. et cetera
m.fl. med flera
o.d. och dylikt
o.s.v. och så vidare
t.o.m. till och med
fr.o.m. från och med
s.k. så kallade/kallat
t.ex. till exempel
bl.a. bland annat
m.m. med mera
d.v.s. det vill säga

Alla andra förkortningar behöver du förklara första gången du
använder dem i texten. Så här:

Kursen är på 30 högskolepoäng (hp). Varje delkurs ger 7,5 hp.

Interna förkortningar i externa sammanhang

Internt använder vi ofta olika förkortningar, exempelvis för våra enheter: THS, BHS, med flera. Sådana förkortningar ska inte användas när vi vänder oss till externa målgrupper med våra texter. Skriv ut hela namnet istället.

Hen eller den?

Det är viktigt att alla mottagare känner sig inkluderade i en text. Ett sätt att inkludera så många mottagare som möjligt är att använda könsneutrala pronomen. Det finns flera olika sätt att skriva könsneutralt. Nedan hittar du olika förslag och sätt att använda dem på.

Hen

En student som går på högskolan kan välja om hen vill vara med i kåren eller inte.

Hon eller han

En student som går på högskolan kan välja om hon eller han vill vara med i kåren eller inte.

Du

Du som går på högskolan kan välja om du vill vara med i kåren eller inte.

Den

En student som går på högskolan kan välja om den vill vara med i kåren eller inte.

Upprepa substantivet

Studenter som går på högskolan kan välja om studenten vill vara med i kåren eller inte.

Plural

Studenter som går på högskolan kan välja om de vill vara med i kåren eller inte.

För aktuella skrivregler, se webbsidan Svenska språkrekommendationer.

Här hittar du bra språkböcker att använda i ditt skrivande. Fler boktips samt länkar hittar du på hb.se/kommunikation.

Svenska skrivregler

Språkrådet

I den här boken hittar du svar på om det ska vara stor eller liten bokstav, hur du gör en korrekt punktlista, hur du gör en logisk styckeindelning och mycket mer.

Svenskt språkbruk, Nordstedt

Fastnar du ofta vid prepositioner? Heter det hen jobbar på kommunen eller hen jobbar i kommunen eller är båda rätt? I den här boken hittar du svar på hur ord kan kombineras i svenskan.

Svenska Akademiens ordlista (SAOL), Svenska Akademien

I SAOL hittar du svar på hur ett ord stavas, böjs och uttalas. Finns i bokform, på saol.se och som app.

saol.se

Språktjänster, Institutet för språk och folkminnen

På webbsidan om språktjänster hittar du snabb hjälp kring olika språkfrågor, exempelvis Språklådan, Klarspråkshjälpen och Rikstermbanken.

Språktjänster

Använd nedanstående checklista för att kolla av dina texter.

Jag har tänkt på att:

• skriva det viktigaste först.
• tilltala läsaren med du.
• använda rubriker som vägleder läsaren.
• dela in texten i stycken och visa hur texten hänger ihop.
• kontrollera att det inte finns för många passiva verb i texten.
• använda ett tydligt och konkret språk.
• förklara krångliga ord.
• följa högskolans specifika skrivregler.
• korrekturläsa texten.