Måltider vid distansmöten

Skatteverket har meddelat att måltider i samband med distansarbete inte är en skattefri förmån. För att måltiden ska bli skattefri i samband med kurs- och konferens, personalfest, informationsmöten m.m. så ska måltiden intas gemensamt i en anvisad lokal.

Detta innebär att mat eller annan kost inte får skickas hem till deltagare i digitala möten och konferenser. Det är inte heller tillåtet att erbjuda deltagarna att hämta en frukost- eller lunchpåse på jobbet innan mötet eller konferensen.

Arbetsmåltid

Begreppet arbetsmåltid finns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som intages då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Om en mindre grupp medarbetare träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter högskolan betala så ses även det som ett typiskt exempel på en arbetsmåltid.

Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av högskolan och som intas i samband med exempelvis lunchmöten ska förmånsbeskattas enligt schablon. När utlägg för en sådan måltid sker lägger HR-Lön förmånsbeskattning på deltagarna per automatik.

Intern konferens/personalkonferens

Vid interna konferenser för hela eller delar av personalen på konferenshotell ingår i regel måltider. Dessa är befriade från förmånsbeskattning. Det ska finnas en agenda med program eller dagordning där syfte, innehåll och deltagare framgår. Programmet ska innehålla minst sex timmar effektivt arbete per dag.

Interna möten

Om arbetsgivaren samlar personalen och delger information eller vid längre möten kring särskilda frågor kan skattefria måltider ingå. Det ska finnas en agenda med program eller dagordning där syfte, innehåll och deltagare framgår. Sådana möten där måltider ingår ska pågå åtminstone en halv dag och får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum (var och varannan vecka).

Extern konferens

Vid externa konferenser ingår normalt måltider i avgiften som högskolan betalat. Dessa måltider betraktas som en skattepliktig förmån. I normalfallet registrera medarbetare en reseräkning för sin konferens och fyller då i vilka måltider som ingår i konferensen.

Personalfest

Personalfester bör inte överstiga två gånger per år. Att tänka på är att det gäller för arbetsgivaren som helhet. Det innebär att om högskolan bjuder på exempelvis julbord och sommarlunch så är dessa tillfällen ”förbrukade”. Jubileumsfest av något slag kan tillkomma, exempelvis vid 100-årsjubileum eller liknande.

Fika

Fikabröd eller smörgås till möten räknas som personalvårdsförmån och är därmed undantagen från förmånsbeskattning.

Extern representation

Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i högskolans marknadsföring och PR-verksamhet. Om medarbetare medverkar vid extern representation medför det ingen förmånsbeskattning. Antalet deltagare från högskolan ska vara väl avvägt i förhållande till externa gäster. Detta innebär att deltagare från högskolan endast i undantagsfall får överstiga antalet externa gäster.