I de fall ramavtal saknas och värdet överstiger 700 000 SEK ska högskolans upphandlare kontaktas. Upphandlaren hjälper då till med att genomföra en upphandling. Nedan beskrivs övergripande hur en upphandling går till. Att utföra en upphandling är en lång process; från ca 3 månader upp till närmare 1 år, så tänk på att ha framförhållning i planeringen.

Upphandlingsprocessen

1. Behov uppstår och enheten/beställaren kontaktar upphandlaren.
2. Upphandlingsdokument – kravspecifikationen och de administrativa uppgifterna tas fram ihop med referensgruppen och upphandlaren.
3. Annonsering av upphandlingsdokument tar ca 21 till 35 dagar beroende på upphandlingens värde och komplexitet.
4. Anbud öppnas och utvärderas av referensgruppen och upphandlaren.
5. Tilldelningsbeslut mejlas ut till anbudslämnare, avtalsspärr gäller i 10 dagar innan avtal kan skrivas.
6. Överprövning sker om någon anbudslämnare anser att Högskolan har gjort fel.
7. Kontraktsskrivning sker efter att avtalsspärren löpt ut och om ingen överprövning inkommit.
8. Leverans/avrop kan ske efter avtalsstart.

Att tänka på inför upphandling

• Finns det redan ett befintligt avtal som vi kan använda oss av hos till exempel Kammarkollegiet eller andra lärosäten
• När du ska starta en upphandling tänk på att ta höjd för en eventuell överprövning i 2 instanser. Beräkna ca 5 månader eller mer
• Om nuvarande avtal går ut och ny upphandling ska utföras, är det bra att fundera över vad som var bra respektive mindre bra i tidigare upphandling
• Vilken avtalsstart är planerad
• Vilka krav ska ställas på leverantören
• Vilka krav ska ställas på tjänst/produkt
• Vilken utvärderingsmodell ska användas
• Vad ska ingå i priset
• Vilka volymer/kvantiteter ska anbudslämnaren beräkna pris på
• Vad kommer värdet på upphandlingen uppgå till under avtalstiden
• Vilka miljökrav ska ställas