I utformning av beslut ska alla myndigheter sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt.

Det finns inga författningsenliga bestämmelser om hur ett beslut ska utformas, men inom högskolan ska beslutsförslag till styrelsen för högskolan och nämnder samt rektorsbeslut utformas enligt av högskolan framtagna beslutsmallar: Wordmallar

Nämnden fattar ett beslut som är ett led i ett beslut som ska fattas av rektor (t.ex. lokal examensordning) eller styrelsen (t.ex. anställningsordningen) ska ordet "tillstyrkas" användas i beslutsmeningen. 

I det fall nämnden fattar ett slutligt beslut (ärendet avslutas i och med nämndens beslut) ska ordet "fastställas" användas när t.ex. en ordning ska beslutas.

Avseende andra beslutsfattare så avgör dessa själva hur deras beslut ska se ut, varför handläggaren bör stämma av med dem innan beslutsförslag utformas.

Rent generellt ska dock alltid följande framgå i en beslutshandling:

• Mottagare av beslutet om det är riktat mot speciellt angivna personer
  

Mottagare ska anges  i de fall beslutet är speciellt riktat mot enskilda personer. Ange aldrig beslutsfattaren här. I de fall beslutet är riktat mot hela eller delar av högskolan ska inga namn anges här, utan de som behöver ha kännedom om beslutet ska anges under ”Kopia” i vänstermarginalen.

• Redogörelse för bakgrund

Redogörelsen för bakgrund ska innehålla en kortfattad beskrivning av ärendet som ska vara så tydlig att en utomstående relativt snabbt och enkelt förstår vad ärendet handlar om. I bakgrunden ska därför framgå hur ärendet startats (har det initierats från utomstående eller är ett det uppdrag givet inom högskolan), vad som är grunden till ärendet samt vad som tidigare hänt i ärendet. Ange gärna datum och diarienummer vid hänvisning till andra beslut vid högskolan för att göra det lättare för andra att själva söka vidare information.

• Redogörelse för beredningsarbetet

Beskrivning av beredningsarbetet

Redogörelse för om samråd skett med studenter eller inte samt motivering varför. Det ska även tydligt framgå vilken funktion/befattning inom Studentkåren som samråd har skett.

Redogörelse för bedömning avseende jämställdhet ska redovisas enligt följande:

"I beredningen har bedömning gällande jämställdhet gjorts." "Bedömningen är att det inte finns några jämställdhetsaspekter som behöver beaktas" alternativt "Bedömningen är att följande jämställdhetsaspekter behöver beaktas.. Följande åtgärder behöver vidtas med anledning av detta..."

Om ärendet varit på remiss  ska de slutsatser som kom fram genom remissen redovisas på ett sätt som visar vilka remissinstanserna var samt vad de huvudsakligen har lämnat för synpunkter. Vidare ska det även redogöras för om och hur lämnade synpunkter har beaktats.

Information om och i så fall vid vilket datum information eller förhandling har skett i enlighet med medbestämmandelagen (MBL)

• Handläggarens bedömning och ställningstagande

Redogörelse för den bedömning handläggaren gör utifrån beslutsunderlaget, med redovisning av argument för och mot ställningstagandet samt ett slutligt självständigt ställningstagande från föredragande.

• Beslutet

Utformas kort, koncist och tydligt (bör kunna förstås av ej insatt person utan att man behöver läsa igenom hela handlingen). Förslag på utformning: Rektor beslutar att utse xx till extern ledamot i styrelsen yy eller Rektor beslutar att bifogad riktlinje ska gälla från och med …

• Vem som är beslutsfattare samt föredragande samt i övrigt deltagit i den slutliga handläggningen

Förslag på utformning:
” I den slutliga handläggningen av ärendet har deltagit rektor XX (beslutande), titel YY (föredragande). Titel ZZ har varit med i den slutliga handläggningen av ärendet utan att delta i avgörandet.”