Manual

Innehåll

1.Systemkrav
2.Inloggning
3.Välkomstsida
4.Vad innebär det att granska/attestera en faktura?
5.Nya fakturor – dina fakturor som väntar på hantering
6.Granskning
6.1 Fakturahuvud
6.2 Kontering
6.2.1 Delad kontering/lägga till rader
6.3 Favoriter och förvalt värde
6.4 Fakturahanteringsalternativ
6.4.1 Godkänn fakturan
6.4.2 Spara ändringar/”Parkera”
6.4.3 Ange annan granskare
6.4.4 Skicka faktura för extra kontroll
6.4.5 Inte min faktura
6.5 Bilagor
6.6 Skriva ut eller spara faktura
6.7 Skriva en kommentar
6.8 Fakturaflöde
6.9 Sortera och söka fram fakturor
7. Attestera faktura
8. Delegering
9. Kontakt

1. Systemkrav

Proceedo är Högskolan i Borås molnbaserade fakturahanteringstjänst. För att komma åt systemet behöver du ha en webbläsare installerad. Vi rekommenderar inte Internet Explorer.

Proceedo har stöd för mobila enheter såsom mobiler och surfplattor.

OBS: Inloggning i Proceedo via mobila enheter erbjuder inte all den funktionalitet som ges via en stationär dator.

2. Inloggning

Inloggning sker via högskolans gemensamma inloggningstjänst.
Logga in i Proceedo:
- direkt via länk: Inlogg Proceedo
- eller via startmenyn: HB – Administration – Ekonomi – Proceedo
- eller via högskolans webb: Anställd – Stöd och service – Administrativt stöd – System A-Ö
- eller via länken i mejlet man får när man har fakturor att hantera
Autentisering görs med ditt HB-konto

Utloggning görs längst upp till höger i menyn med knapp-symbolen till höger om ditt namn. Se till att alltid stänga ner din webbläsare för att säkert avsluta din session.
Observera att om du loggar ut så kommer du till en inloggningssida, där det inte går att logga in igen. Du måste alltid logga in via startmenyn eller webben se föregående sida.

3. Välkomstsida

Har du loggat in i Proceedo möts du av en välkomstsida. Denna sida kommer att ändras i takt med att Högskolan i Borås lägger till ny funktionalitet i Proceedo.

Under Att hantera finner du de fakturor som väntar på att du ska hantera dem. Under Delegeringar finns dina aktuella delegeringar.

4. Vad innebär det att granska/attestera en faktura?

Två huvudbegrepp i Proceedo är granskare/beställare och attestant. Detta är nya begrepp jämfört med Agresso EFH.

Granskare/beställare - tidigare benämning mottagningsattestant
Attestant - tidigare benämning betalattestant

Vid inköp kommer en faktura till beställaren/granskaren för granskning och kontering. Ett mejl skickas ut från systemet när fakturan anländer. Granskaren kontrollerar sedan att fakturans uppgifter är korrekta och att de stämmer med uppgifterna i Proceedo. Om fakturan inte hanteras skickas påminnelsemejl ut.

När fakturan granskats skickas den vidare för attest. Även attestanten får mejl om att det finns en faktura att hantera. Attestanten kontrollerar att totalbelopp, förfallodag och leverantör stämmer överens med fakturans uppgifter och att kostnaden är inom ramen för högskolans verksamhet. Om attestanten inte hanterar fakturan går påminnelsemejl ut och slutligen så eskalerar fakturan till närmaste chef.

En person kan inte både granska och attestera samma faktura. Minst två personer måste vara inblandade i en ekonomisk transaktion.

5. Nya fakturor – dina fakturor som väntar på hantering

En gång per dag går det ut mejl om det finns nytillkomna fakturor att hantera oavsett om det handlar om granskning eller attestering. På startsidan visas hur många fakturor som väntar på hantering. Klickar man på Fakturor i det blå fältet på startsidan kommer du direkt till fakturahanteringen, se nedan. Under knappen Att hantera hittar du de fakturor som väntar på att du ska hantera dem. Under Alla fakturor hittar du fakturaärenden där du har varit involverad.

Referensen på fakturan gör att Proceedo automatisk kan skicka fakturan till korrekt granskare, varför det är viktigt att ange rätt referens vid beställning.

6. Granskning

Genom att klicka på en faktura i listan får du upp konteringsraderna och du kan godkänna fakturan härifrån. Vill du få en mer detaljerad information, klicka på Öppna fakturadetaljer eller dubbelklicka på raden.

Här hittar du all information som finns om fakturan. Det finns flera delar som hör till aktuell faktura, Fakturahuvud, Kontering och Historik. Fakturabilder, ev bilagor och logg hittar du under den markerade delen.

6.1 Fakturahuvud

Denna sida visar uppgifter om leverantören så som namn, org.nr mm. Här ser man även fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum mm. Kontrollera att uppgifterna på denna flik stämmer överens med fakturan.

6.2 Kontering

Det är här konteringen ska utföras av granskaren. För att kontera fakturan, klicka på det fält som ska konteras. För att fylla i värden kan man klicka direkt i fältet och skriva in t ex önskat konto, fyll sedan i Orgenhet och Ak./proj. Det är fyra fält som ska fyllas i:

- Konto används för att högskolan externt ska kunna visa vad fakturan avser och består av fyra-fem siffror.
- Organisatorisk enhet talar om vilken akademi/institution/avdelning/enhet som kostnaden avser och består av fyra siffror.
- Aktivitet/Projekt talar om den del inom den organisatoriska enheten som kostnaden ska belasta och består av minst sex siffror.
- I Syfte/Bokföringstext fyller man kort i vem fakturan avser och vad. Fyll i din signatur först och sedan viktig information om kostnaden. T ex syftet med en resa eller vilket workpackage den avser.

Om du vill söka efter t ex konto eller Orgenhet klicka på sökknappen. Proceedo har inbyggda sambandskontroller för att förhindra felaktig kontering. Sambandskontroller är upplagda så att t ex vid val av en Orgenhet så visas enbart de Akt./proj. som är tillåtna att välja för den aktuella Orgenheten. Om den föreslagna konteringen inte är tillåten/man missat att fylla i fält markeras det aktuella fältet i rött.

När man fyller i fältet Syfte/Bokföringstext går den informationen med till bokföringen i ekonomisystemet. För närvarande kan man ange max 25 tecken, vi arbetar på en lösning för att möjliggöra fler tecken. För konto 1599, anläggningstillgångar, är det obligatoriskt att fylla i Syfte/Bokföringstext. För kommentar som inte ska in i ekonomisystemet, se avsnitt 6.7 Skriva en kommentar.

Om man har mycket information som ska tillföras fakturan, t ex en deltagarförteckning, är det bättre att bifoga ett dokument. Se stycke 6.5 Bilagor. Observera att vid representation måste man på grund av skattereglerna uppge deltagarnas namn och tillhörighet samt syftet med representationen. Vid interna kurser och konferenser ska det förutom deltagarförteckning och syfte även finnas en dagordning.

6.2.1 Delad kontering/lägga till rader

När du får hela fakturan att kontera blir du huvudgranskare av fakturan. Det går att dela på konteringen. Klicka på knappen dela rad, se nedan. Du får du upp +/- tecken och på så sätt kan du lägga till eller ta bort rader. Fördela med hjälp av summa eller procent, skriv t ex procentantal på raderna så räknar Proceedo ut summan. För att kunna spara får det inte finnas någon differens.

Om du ska granska en rad måste den konteras men man måste inte kontera de rader man vill skicka vidare till en annan granskare. Skriv dock alltid i Syfte/Bokföringstext vad respektive del avser för att underlätta för radgranskaren. För att skicka till rätt granskare, klicka på sökfunktionen längst till vänster och välj person. Avsluta med att trycka på Godkänn faktura.

Den person som får en rad att granska blir radgranskare och kan inte dela upp fakturan ytterligare. Om det finns behov av att dela upp fakturan ytterligare, måste radgranskaren skicka tillbaka raden till huvudgranskaren som får dela upp fakturans rader.

6.3 Favoriter och förvalt värde

Det går att välja konteringsvärden som favoriter och förvalda värden. Detta innebär att valda favoriter visas högst upp i sökdialoger och förvalda värden fylls i med automatik när du konterar en faktura. Det är endast möjligt att välja ett förvalt värde per konteringsdimension, det går däremot bra att ha flera favoriter. För att välja förvalt- och favoritvärden gör enligt följande, gå till konteringsfältet och tryck på sökknappen i det fält som önskas.

Klicka på ikonen på den konteringsdimension som du vill markera som förvalt värde eller favorit. Rulla i listan eller sök fram ditt värde, när du har hittat det du vill ha som favorit klickar du i Favorit, om du vill ha den som förvalt värde klickar du i Förvald.

6.4 Fakturahanteringsalternativ

Det finns olika alternativ i hur man kan hantera en faktura. Om du är i det första läget för snabbare hantering ser man alternativen utöver godkänna under knappen med de tre strecken.

Om man är i det detaljerade läget ser man alternativen till höger på sidan.

6.4.1 Godkänn fakturan

När en faktura är konterad och granskad och den är klar för att skickas vidare till en attestant väljer du Godkänn fakturan.

6.4.2 Spara ändringar/”Parkera”

Detta alternativ sparar fakturan för senare behandling och eventuella ändringar är sparade. Den ligger kvar med status Granskning ej utförd.

Om man är i detaljerat läge kan man ”parkera” sin faktura om utredning pågår. Skriv en kommentar, se stycke 6.7. Bocka i under utredning och tryck sedan på Spara ändringar. Denna information kan sedan Avd Ekonomi se om en faktura ligger kvar obetald trots att den förfallit.

6.4.3 Ange annan granskare

Om fakturan ska skickas till en annan granskare. Skriv en kommentar om varför du skickar fakturan vidare, se stycke 6.7 Skriva en kommentar. Tryck sedan på Ange annan granskare och sök efter personen som du vill skicka till, markera valet och klicka på Skicka till granskare.

6.4.4 Skicka faktura för extra kontroll

Detta val använder du om du vill låta någon annan se fakturan innan man går vidare och godkänner den för vidare behandling, detta ska inte förväxlas med full granskning.

6.4.5 Inte min faktura

Om fakturan ska makuleras eller att du inte vet vem som ska ha fakturan väljer du detta alternativ. Väljer du detta val går fakturan tillbaka till administratör. Ange en kommentar om du väljer detta val, se stycke 6.7 Skriva en kommentar.

6.5 Bilagor

Det går att bifoga en fil till fakturan. I detaljerat läge, välj fliken Bilagor och klicka på Lägg till bilaga, se nedan.

I första läget ser man ett gem om det redan finns en bilaga bifogad.

6.6 Skriva ut eller spara faktura

Klicka på symbolen med tre streck vid fakturabilden (se nedan) för att kunna välja att skriva ut eller spara ner fakturan.

6.7 Skriva en kommentar

Om du är i första läget och fakturan redan har en kommentar kan du klicka på pratbubblan för att få upp kommentarsrutan och skriva din kommentar. I annat fall trycker du på knappen med de tre strecken under Åtgärd och väljer Visa logg och kommentarer. Skriv sedan en kommentar och tryck på plustecknet för att kommentaren ska sparas.

I detaljerat läge finner man kommentarsfältet nere till höger.

6.8 Fakturaflöde

För att se detaljerat flöde på en faktura välj fliken Historik. Här kan du följa och läsa om händelser knutna till fakturan. Informationen finns även under fliken Utökad logg, jämte Fakturabild och Kontering.

6.9 Sortera och söka fram fakturor

För att sortera dina fakturor så kan du klicka i de olika kolumnerna på t.ex. bokstavsordning, Leverantör, efter Fakturadatum eller Status. Detta gör du genom att klicka i de olika kolumnerna, pil upp eller pil ned. I exempel nedan är det sorterat på fakturadatum med nyaste först.

Klicka på markerad ikon för att ändra vilken information du vill ska visas i sökresultaten. I exemplet nedan har vi valt att visa Fakturanummer, Leverantör, Fakt.datum och Status. Genom att kryssa i eller kryssa ur rutorna ändras det som visas.

I sökfältet kan du t. ex. söka efter namnet på en specifik leverantör. Genom att använda funktionen Avancerad sök ges ytterligare möjligheter att förfina sökningen och söka specifikt efter fakturor inom utvald kontering.

Sökresultaten kan du exportera till Excel.

7. Attestera faktura

En faktura som har godkänts av en granskare hamnar hos en attestant. Genom att attestera godkänns fakturan för betalning.

Du kan välja att attestera en faktura i fakturalistan eller att Öppna fakturadetaljer för att få en mer detaljerad bild. Är fakturan korrekt välj Attestera faktura. Det är möjligt att korrigera konteringen även i attestläge. Precis som för granskare har en attestant olika val för vad man kan göra med fakturan. Om det finns behov av att t ex skicka tillbaka fakturan till granskare eller välja en annan granskare, klicka på Fler funktioner. Glöm inte att skriva en kommentar innan fakturan skickas tillbaka. Det går också att skicka fakturan för extra kontroll men observera att fakturan anses attesterad då den skickas iväg.

8. Delegering

Delegering innebär att du delar din behörighet till en annan användare under en bestämd tidsperiod. Varje användare som inte är attestant kan själv delegera hela eller delar av sin behörighet till någon annan som har samma roll i systemet. Om du är attestant kan du kontakta din ekonom vid behov av delegering. Har du delegeringar visas dessa alltid på förstasidan.

8.1 Skapa en ny delegering

På startsidan finns fältet Delegeringar. Klicka på Plusknappen, nu visas en dialogruta, se nedan.

1. Sök efter den person som du vill delegera till genom att skriva i fältet Till användare, markera den person du vill delegera till.

2. Efter det kryssar du i vilka behörighetsdelar du vill delegera samt under vilken tidsperiod
delegeringen ska gälla. Klicka sedan på spara.

Om du söker på ett specifikt namn och inte får någon träff innebär det att du inte har rättighet att delegera till den personen. Om du behöver delegera till en person som inte visas i sökrutan kontakta din ekonom.

8.2 Ta bort en delegering

För att ta bort en delegering gå till Delegeringar på startsidan. Klicka på röda krysset bredvid delegeringen, detta avslutar delegeringen direkt.

9. Kontakt

Om du saknar behörighet att hantera fakturor ska du vända dig till din chef.

Faktura- och konteringsfrågor:

Kontakta i första hand din ekonom, se nedan länk.

Kontaktpersoner i ekonomifrågor

Tekniska frågor:

Vid inloggningsproblem av teknisk natur kontakta IT Servicedesk.