Lagringstabellen utifrån informationsklassningen ska följas: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/it/filhantering/lagringsregler/

Det generellt bästa sättet att dela filer med interna parter är att använda högskolans interna filserver, G: Fördelen med att använda G: är att högskolan har en egen backup på innehållet, vilket gör det enkelt att återställa vid behov. En förutsättning för att en person ska kunna använda G: är att de har ett HB-konto och en HB-dator. G: går att nå utanför lärosätet om man har en HB-dator med VPN installerat. VPN går att beställa via it@hb.se om personen inte redan använder VPN.  

Om informationen som ska delas på G: innehåller sekretess, känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter så måste en mapp användas där endast de som är behöriga att ta del av informationen har tillgång. En sådan mapp kan beställas från it@hb.se och medför normalt sett ingen extra kostnad. Vid beställning uppges att mappen ska användas för forskningsmaterial, önskat namn på mappen samt signaturer på de personer som ska ha tillgång till mappen.

Om informationen inte innehåller sekretess, känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter och inte heller verksamhetskritisk information kan Teams användas genom att beställa ett team från IT via ett beställningsformulär  För mer information om Teams följ länken nedan: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/it/programvaror/microsoft-teams/ Utöver att dela filer kan man även chatta i teamet och samredigera dokument.

Ytterligare ett sätt att dela okänslig information är att dela ut filer i Microsoft OneDrive. För mer information se: OneDrive - Högskolan i Borås (hb.se) 

Om informationen inte innehåller sekretess, känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter och inte heller verksamhetskritisk information kan Teams användas genom att beställa ett team från IT via ett beställningsformulär  För mer information om Teams följ länken nedan: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/it/programvaror/microsoft-teams/ Utöver att dela filer kan man även chatta i teamet och samredigera dokument.

Om informationen som ska delas med externa parter innehåller sekretess, känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter behöver dataskydd@hb.se kontaktas för att diskutera lämpliga lösningar.

Filer som innehåller sekretess, känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter måste krypteras med hjälp av programvaran AES-Crypt innan de skickas. Notera att mottagaren också behöver ha  programvaran installerad för att kunna avkryptera filerna. För mer information se: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/it/losenord-och-sakerhet/kryptering-av-filer/

Tänk på att sätta ett långt lösenord (minst 16 tecken) och att lösenordet måste kommuniceras till mottagaren på annat sätt än via mejl, t ex via telefonsamtal eller sms. Viktigt är också att mottagaren sparar ner de okrypterade filerna på ett säkert ställe där endast behöriga har åtkomst.

Om intervjuerna kommer att behandla sekretess, känsliga/extra skyddsvärda personuppgifter eller verksamhetskritisk information behöver inspelningen hanteras på ett säkert sätt.  

Om intervjuerna sker digitalt ska ett krypterat Zoom-möte användas. För mer information se: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/it/losenord-och-sakerhet/kryptering-av-mote-i-zoom/

Om intervjuerna sker fysiskt kan med fördel en diktafon med krypteringsfunktion användas. Tänk på att lösenordet är kritiskt, om du glömmer det går det inte att komma åt ljudfilerna! Vi rekommenderar därför att du snarast flyttar ljudfilerna och lägger dem okrypterat på en säker lagringsyta, t ex din egen lagringsyta på högskolans filserver F: eller annat godkänt ställe i enlighet med högskolans lagringsregler: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/it/filhantering/lagringsregler/

Om en diktafon utan krypteringsfunktion används är det extra viktigt att säkerställa hanteringen av diktafonen så att ingen obehörig kan ta del av inspelningarna. Detta kan till exempel göras genom att ha diktafonen inlåst när den inte är under uppsikt och genom att flytta filerna omgående till säker lagringsyta för att därefter radera dem på diktafonen.

Tänk att inspelning med hjälp av mobiltelefon innebär att information lagras i molnet, vilket inte är en godkänd lagringsplats för sekretess, känsliga/extra skyddsvärda personuppgifter eller verksamhetskritisk information enligt högskolans lagringsregler.

Högskolan erbjuder ett verktyg, Sunet Survey, för att skicka ut enkäter till respondenter. För mer information se: https://www.hb.se/anstalld/for-mitt-arbete/administrativt-stod/system-a-o/sunet-survey/

Observera att om enkäten kommer att behandla sekretess, känsliga/extraskyddsvärda personuppgifter eller verksamhetskritisk information så behöver multifaktorautentisering aktiveras för den aktuella enkäten. Detta beställs via dataskydd@hb.se

Högskolan erbjuder en tjänst för såväl automatisk som manuell transkribering, Sunet Tal-till-text.

Observera att denna tjänst endast är godkänd att använda om transkriberingen inte innehåller sekretess, känsliga/extraskyddsvärda personuppgifter eller verksamhetskritisk information.

Vid användning av extern transkriberingsfirma

Tänk på att överföringen av ljud-/videofiler behöver göras på ett säkert sätt om filerna innehåller sekretess, känsliga/extraskyddsvärda personuppgifter eller verksamhetskritisk information. Se exempelvis hur man kan mejla filer innehållande känslig information ovan. Ett annat alternativ kan också vara att skicka ett krypterat usb-minne med filerna i ett rekommenderat brev till mottagaren.

Om filerna inte innehåller sekretess, känsliga/extra skyddsvärda personuppgifter eller verksamhetskritisk information kan filerna mejlas, delas i Teams, via Microsoft One Drive eller Box.