Microsoft Teams

Teams är en chattbaserad samarbetsyta och ett mötesverktyg. Den är en av de tjänster som ingår i den molnbaserade plattformen Microsoft 365 som högskolan använder.

Översiktsbild av Microsoft 365 på Högskolan i Borås:

Syftet med Teams vid högskolan är att stödja samarbete och kommunikation med externa parter och mellan högskolans medarbetare.

I Teams kan du skapa specifika grupper (team) för exempelvis ett projekt, en arbetsgrupp eller institution/avdelning. I teamet kan gruppen dela filer och samarbeta i realtid.

Det är viktigt att du läser igenom högskolans riktlinjer nedan för hur Teams får användas.

Nedan har du snabbguide för hur du kommer igång med Teams. Du kan även via Microsofts videoutbildning få hela utbudet av guider och hur Teams fungerar.

Är det någonting som inte fungerar eller har du några frågor kring Teams kan du höra av dig till IT-avdelningens Servicedesk.

Kontaktuppgifter till IT-avdelningens Servicedesk

Riktlinjer för användning av Teams

Varför behövs en viss struktur i Teams? I första hand handlar det om användarvänlighet och att det ska vara enkelt att hitta och lätt att förstå vem som ansvarar för en viss information. Ur perspektivet utlämnande av allmän handling så är det också av stor vikt att kunna hitta informationen som efterfrågas, så även när det gäller personers rätt till radering. Ytterligare några syften är uppgiftsminimering och att vissa uppgifter inte får lagras längre än nödvändigt.

Teams innehåller funktionalitet som i vissa fall tangerar funktionalitet i andra befintliga system, som exempelvis Zoom, Canvas och Personlig startsida.

Nedan punktlista är en rekommendation för i vilka situationer olika verktyg bör användas. Viktigt att notera är att det finns begränsningar i vilken information som får behandlas eller lagras i Teams. För mer information se högskolans lagringsregler, men notera särskilt att endast harmlösa personuppgifter och information av ringa betydelse får behandlas och lagras i tjänsten.

Punktlistan finns också sammanfattad i en översiktsbild (pdf)

Skriftlig kommunikation i realtid (chatt) med:

Enskilda medarbetare: Teams
Organisatorisk enhet (linjeorganisation): Teams
Samarbetsgrupper, arbetsgrupper, projekt: Teams
Hela högskolan: Ej tillämpligt
Externa parter: Teams
Studenter: Canvas

Skriftlig kommunikation som ej sker i realtid (e-post) med:

Outlook (oavsett mottagare)
Studenter: Outlook eller Canvas

Digitala möten:

Zoom (oavsett mottagare)

Information (envägskommunikation) till:

Enskilda medarbetare: Ej tillämpligt
Organisatorisk enhet/linjeorganisation eller roll (t ex doktorand): Personlig startsida
Samarbetsgrupper, arbetsgrupper, projekt: Teams
Hela högskolan: Personlig startsida
Externa parter: Webben
Studenter: Canvas eller Webben

Samtidig redigering i filer:

Teams (oavsett motpart, dock ej tillämpligt för hela högskolan och studenter)

Tillgängliggöra filer för samarbete:

Enskilda medarbetare: Teams
Organisatorisk enhet (linjeorganisation): Teams
Samarbetsgrupper, arbetsgrupper, projekt: Teams
Hela högskolan: Webben
Externa parter: Teams eller Outlook
Studenter: Canvas

Kommunikationen mellan lärare och studenter kopplat till ett kurstillfälle ska ske i Canvas.

I undervisning och vid kommunikation med studenter ska fortsatt Zoom och Canvas användas.

Alla teamnamn ska följa uppsatt namnstandard enligt nedan för att det enkelt ska gå att söka ut var teamet hör hemma och vem som är ansvarig chef. Teamägaren får inte ändra namnet på teamet utan att kontrollera att det stämmer med namnstandarden.

Organisatoriska team

Organisatoriska team ska namnges enligt följande standard:

<Överliggande org.enhet>-<Avdelningsnamn>

Exempel:

VS-IT
A1-Ingenjörsvetenskap

Icke organisatoriska team

Icke organisatoriska team, t ex projekt eller samarbeten ska namnges enligt följande standard:

Kategori pekar ut typ av team:

PROJ (projekt)
SAM (samarbete/samverkan)
UTB (Utbildningsrelaterat)
FORSK (Forskningsrelaterat)

Exempel:

Projekt Blå-PROJ-VS-IT
Nätverk Y-SAM-A1-Ingenjörsvetenskap

Om flera avdelningar ingår i ett projekt/samarbete så är det ”huvudägarens” organisatoriska tillhörighet som styr vilket avdelningsnamn som ska ingå i teamets namn.

Teamägare

Ansvarig för informationen i respektive team är teamägaren och ytterst ansvarig är teamägarens chef oavsett om denna person ingår i teamet eller ej. När nya medlemmar läggs till i teamet, oavsett om de är högskoleanställda eller externa parter, är det teamägarens ansvar att informera om högskolans lagringsregler och övriga nödvändiga regler för behandling av information i teamet.

Teamägaren ansvarar för att information i teamet gallras/raderas löpande enligt uppsatta rutiner samt att information arkiveras enligt gällande informationshanteringsplan. Se även Arkivering och gallring nedan.

Teamägaren är den som lägger till medlemmar i teamet och därmed också rättigheterna. För att underlätta administrationen så rekommenderas två teamägare per team. Alla i teamet kommer åt all information i teamet. Dock kan underliggande kanaler begränsas till färre antal personer än de som ingår i teamet.

De filer som läggs upp i ett team eller i en kanal går att komma åt från alla som ingår i teamet respektive kanalen.

Teammedlem eller gäst

Som medlem i ett team, oavsett om man tillhör Högskolan i Borås eller är inbjuden som gäst, ansvarar man för att följa de regler som högskolan har gällande lagring och behandling av information.

Om en medlem av teamet slutar sin anställning så försvinner personen ur teamet men alla inlägg, kommentarer osv. kommer att finnas kvar.

Viktigt att notera är att det finns begränsningar i vilken information som får behandlas eller lagras i Teams. För mer information se högskolans lagringsregler, men notera särskilt att endast harmlösa personuppgifter och information av ringa betydelse får behandlas och lagras i tjänsten.

Vid deltagande i andra organisationers teamsytor måste högskolans lagringsregler för information följas samt att hänsyn även måste tas till regler i den andra organisationen.

För team som varit inaktiva i ett år kommer en begäran om att se över om teamet ska vara fortsatt aktivt eller raderas skickas till teamägaren. När ett team raderas försvinner all information, det behöver därför göras en bedömning om det finns information som behöver arkiveras eller lagras på annan plats.

Om det inte finns en teamägare så går informationen till ansvarig chef för teamet i enlighet med angiven avdelning i teamnamnet.

Tillbaka till toppen av sidan

Uppstartsguide

Tryck på Dock eller Launchpad
Klicka på Microsoft Teams (Har du inte Teams klienten på din mac kan du ladda ner den via teams.hb.se > logga in > Klicka på dom tre prickarna längst upp till höger > Ladda ner skrivbordsappen (se bild nedan).
Om din dator säger att du har för gammalt MacOS behöver du uppdatera det. Se apples guide för att uppdatera macOS
Klicka på Kom igång
Skriv in din HB adress, förnamn.efternamn@hb.se och tryck på Fortsätt
Ange ditt lösenord och klicka på Sign in

Har du en iPhone tjänstetelefon som är inköpt 2019 eller senare hittar du Teams appen via:

Selfservice appen på hemskärmen
Under raden Teams klickar du på installera

Har du inte Selfservice appen behöver du gå via Appstore(iPhone) eller Google Play(Android):

Starta Appstore på en iPhone eller Google Play på en android.
Sök efter Microsoft Teams
Klicka på Installera
Starta Teams appen
Logga in med din e-postadress

Tillbaka till toppen av sidan

Kom igång med Teams

Gå till fliken Kalender i vänstra menyn
Klicka på Meet now
Ange mötesrummets namn
Klicka på Start meeting
Välj om du vill aktivera mikrofon och kamera via reglagen.
Klicka på Join now
Välj Copy meeting link om du vill skicka länken manuellt.
Välj Add participants om du vill bjuda in användaren direkt till mötet via Teams.
Skriv in användarens namn i fältet och klicka på request to join för att bjuda in deltagaren till mötet.

Du kan i teams ladda upp dina filer till din personliga OneDrive lagringsyta. OneDrive är Microsofts lösning som är ett likvärdigt system som Box. Guider för OneDrive hittar du under OneDrive guider

Tänk på att du är medveten om lagringsregler på molntjänster innan du laddar upp filer med personuppgifter.

Öppna teams appen
Klicka på Files till vänster i menyn
Välj OneDrive i menyn
Klicka på Upload
Välj Folder eller File beroende på vad du vill ladda upp
Välj den fil du vill ladda upp och klicka på Välj
Du kan nu se filen eller mappen i listan och du kan öppna filen i Teams

Tillbaka till toppen av sidan

Samarbetsyta/team i Teams

Du kan beställa en samarbetsyta för exempelvis ett projekt eller en arbetsgrupp där ni kan arbeta tillsammans med konversationer och filer.

Det finns vissa kriterier du behöver tänka på när ni skapar ett team:

Var överens med den grupp som du skapar teamet för att ni ska använda teams som samarbetsyta och hur ert arbetssätt ska se ut.
Tänk på att bygga en bra och tydlig mappstruktur för de filer som ni laddar upp till teamet.

Privat eller publikt team

Standardinställningen för ett team är att teamet är privat, d.v.s. endast de som blir tillagda som medlemmar kan delta i teamet. Denna inställning bör endast ändras efter noggrant övervägande då publika team innebär att vem som helst kan delta i teamet och ta del av all information som ligger i teamet och också i underliggande kanaler.

Organisatoriska team

IT-avdelningen skapar efter beställning från chef team för varje avdelning/sektion, där chefen är teamägare tillsammans med biträdande chef alternativt annan utpekad person.

Teamägare har möjlighet att fritt skapa kanaler under teamet för t ex olika funktioner inom en avdelning och samarbetsgrupper. Behörigheten per kanal kan begränsas till färre personer än de som har behörighet till den övergripande teamet.

Samarbeten eller tillfälliga team

Det är möjligt att skapa team utifrån tillfälliga projekt/uppdrag eller för samarbeten med deltagare från annan organisatorisk enhet. Teamägare måste utses, vi rekommenderar två teamsägare för att underlätta administrationen. Samarbetsteam eller tillfälliga projektteam beställs från IT-avdelningen efter godkännande av chef.

Beställning

För att beställa ett team behöver du få ett godkännande från din chef och därefter fylla i ett formulär. Observera att du behöver vara inloggad med VPN eller sitta på högskolans nätverk för att kunna öppna formuläret. Beställningsformulär

Beroende på antalet beställningar som inkommer och med anledning av kommande semestrar så kan det bli långa handläggningstider.

Endast den som har rollen teamägare (owner) har rättigheter att skapa en kanal i ett team.

Gå till det team som du vill skapa kanalen för och välj "Lägg till kanal", där anger du också ett namn för kanalen. Under "Sekretess" väljer du "privat – endast tillgängligt för en viss grupp med personer i teamet" eller "publik" om du vill att alla som är medlemmar i ditt team ska se kanalen.

Välj sedan "Lägg till". Då läggs en privat kanal till i teamet.

Tillbaka till toppen av sidan

Vanliga frågor

De båda systemen fyller olika syften. Kortfattat kan det förklaras så här:

Personlig startsida – den primära kanalen med intern information för medarbetare och chefer. Här får du viktig information riktad till dig utifrån din roll, ditt uppdrag och/eller din organisationstillhörighet. Här ges även viktig högskoleövergripande information. Du kan också individanpassa verktyg och favoritmarkera sidor med mera.
Teams – ett samarbets- och kommunikationsverktyg som ska underlätta det dagliga arbetet mellan kollegor och ge dig möjlighet till snabb kontakt med kollegor via chatt.

För att kunna dela dokument i Teams till exempelvis inbjudna externa användare behöver du ge behörighet till användarna. Tänk på att du behöver vara ägare över teamet för att kunna dela ut behörigheten.

Öppna Microsoft Teams
Gå till Files och klicka på de tre punkterna när du markerat filen (se bild)
Under fliken Groups kan du under fältet "Besökare på" klicka på Can View och välj Can Edit

Tillbaka till toppen av sidan