Viktiga utgångspunkter

All behandling av personuppgifter måste ha stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund, annars är inte behandlingen laglig.  Den rättsliga grund som kan användas i det här fallet är "myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse" (artikel 6.1 e) och innebär att det är tillåtet att behandla studenters personuppgifter i Zoom, eller andra digitala hjälpmedel, om det är nödvändigt för att genomföra utbildningen. Vad som är nödvändigt och därmed tillåtet får avgöras från fall till fall, men som tumregel gäller följande:

• Det är tillåtet att genomföra föreläsningar eller andra utbildningsmoment som inte spelas in och som inte innehåller inslag av övervakning eller kontroll av studenter. Det gäller även när studenter deltar med ljud och bild. 
• Det är tillåtet spela in föreläsningar eller andra utbildningsmoment om inspelningen är nödvändig som en del av undervisnings- eller betygsunderlaget. I normalfallet är det läraren som har att bedöma, motivera och dokumentera vad som är nödvändigt eller inte nödvändigt, i samråd med andra inom institutionen eller akademin.
• Tentamen med övervakning via Zoom sker enligt en särskilt framtagen modell med stöd av Studentcentrum. Läs mer om det på sidan om tentamen.

Observera att det inte går att använda samtycke som rättslig grund för behandling av personuppgifter i samband med undervisning eller examination, då studenterna anses stå i ett beroendeförhållande till högskolan som gör att samtycket inte betraktas som frivilligt.

Integritetsvänliga inställningar

Förutom kravet på rättslig grund måste användningen av Zoom också uppfylla de grundläggande principerna i dataskyddsförordningen, dvs. de allmänna krav som gäller för all personuppgiftsbehandling. Som lärare är det viktigt att förstå och tillämpa dessa principer, och anpassa funktioner och inställning i Zoom därefter. Här är några tips på det viktigaste du behöver tänka på:

• Behandla inte studenters personuppgifter i onödan. Till exempel kanske det inte är nödvändigt att studenterna visas i bild genom den egna kameran, som då kan stängas av eller vara valfri att använda. Frågor kanske kan ställas skriftligt i chatten eller, i fråga om inspelning, vid en särskild frågestund som inte spelas in. Om studenterna ska delta med bild ska de uppmanas att placera sig i en neutral miljö alternativt använda en lämplig bakgrundsbild.
• Begränsa andras tillgång till studenters personuppgifter genom att begränsa åtkomsten till Zoom-mötet till de studenter som ska delta. Tänk på vilka du distribuerar möteslänken till och överväg att bara tillåta verifierade användare eller att använda ett lösenord på mötet. Använd funktionen "waiting room" när du inte vill ha oväntat besök.
• Inspelningsfunktionen i Zoom är normalt avstängd för andra än värden, men det hindrar inte andra från att spela in på andra sätt. Informera därför om att det är förbjudet att spela in utan lärarens tillstånd. För studenter som vill spela in gäller de vanliga reglerna vid högskolan om inspelning. Bland annat har studenter genom beslut om särskilt stöd tillåtelse att spela in föreläsningar.
• I vissa fall är det viktigt att begränsa vad studenter kan se och höra, till exempel under muntlig tentamen. Ett annat exempel är när det finnas behov av att identifiera studenter genom uppvisande av id-handling. Sådan identifieringen får bara ske gentemot högskolans personal, aldrig övriga studenter. Använd till exempel funktionen ”breakout rooms”. Observera att identifiering genom tekniska hjälpmedel som ansiktsigenkänning aldrig får användas!
• För att skapa god ordning kan det vara lämpligt att stänga av studenternas kamera och mikrofon från början för att undvika bakgrundsljud och låta dig som lärare råda studenterna om/när de ska slå på detta. Det kan också vara lämpligt att stänga av möjligheten för andra  att dela skärmen, kommentera det som visas när skärmen delas, och skriva publika meddelanden i chatten. Möjligheten att dela filer via chatten kan stängas av för att förhindra att chatten fylls av bilder med olämpligt innehåll.

Information till studenterna

I dataskyddsförordningen står det att all behandling av personuppgifter ska vara öppen och transparent. Du måste därför tydligt informera studenterna om att och hur deras personuppgifter behandlas i samband med distansutbildning via Zoom utifrån de ställningstaganden som gjorts enligt ovan.

Dataskyddsförordningen ställer vissa krav på vad information ska innehålla. Bland annat ska studenterna få veta vilka personuppgifter som behandlas, i vilket syfte de används och på vilken rättslig grund det sker. De ska också få information om vilka rättigheter de har och vem de ska kontakta vid frågor. Om du planerar att spela in ska studenterna dessutom få information om hur inspelningen ska användas (ändamål), hur länge inspelningen kommer att sparas och vilka inspelningen kommer att delas med eller göras tillgänglig för.

Ska du ta fram en information till studenterna? Utgå då gärna från följande exempel för att underlätta ditt arbete: Information om behandlingen av personuppgifter i samband med distansundervisning.docx

Särskilt om inspelning

När föreläsningar eller andra utbildningsmoment ska spelas in är det särskilt viktigt att överväga vilka funktioner såsom bild och ljud som är nödvändiga, så att studenternas personuppgifter inte behandlas i onödan. Det är viktigt att göra ett medvetet ställningstagande. Om studenterna ska delta med bild ska de befinna sig i en så neutral miljö som möjligt eller använda en bakgrundsbild, för att minska intrånget i privatlivet. Kom ihåg att informera om att det spelas in och hur inspelningen kommer att användas!

Vid inspelning ställs det också vissa särskilda krav på hanteringen av materialet. Inspelningar ska lagras på en lämplig plats och åtkomsten ska vara begränsad till de som behöver ta del av dem i arbetet eller studierna. Du behöver också säkerställa att inspelningen inte används för andra än det ursprungliga syftet med inspelningen, till exempel som underlag för examination. Normalt bör inspelningar därför lagras på en plats och inte delas via e-post eller liknande digitala hjälpmedel, eftersom det annars är svårt att säkerställa att de inte används för andra syften och att de raderas när så ska ske.

Kom ihåg att inspelningar normalt är att betrakta som allmänna handlingar. Det innebär att de ska bevaras (sparas) eller gallras (raderas) i enlighet med arkivlagstiftningen och högskolans informationshanteringsplan. Enligt dessa regler ska inspelningar från undervisningstillfällen och examinationer normalt sparas i 2 år efter avslutat kurstillfälle innan de får gallras. Att inspelningar är allmänna handlingar innebär också att de kan komma att lämnas ut i det fall någon begär det i enlighet med offentlighetsprincipen.