Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Ytterst ansvar

Arbetsmiljöansvaret vilar ytterst på högskolans styrelse. Ansvaret överförs därefter till organisationen för tjänstemän enligt fastställd arbetsorganisation och fördelningsordning beträffande uppgifter inom arbetsmiljön.

Övergripande ansvar och fördelning

Inom högskolan har rektorn det övergripande ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. Rektorn fördelar arbetsuppgifter till linje- och stabsorganisationen, vilka får ansvar inom arbetsmiljöområdet. Chefer på akademi- respektive verksamhetsnivå fördelar arbetsmiljöuppgifter vidare till närmast underställd chef, med tillhörande ansvar.

Innan en arbetsmiljöuppgift fördelas, ska den som tilldelar uppgiften se till att mottagaren har rätt kompetens, resurser och befogenheter för uppgiften. Den som fått en uppgift, men som inte anser sig kunna åtgärda den kan returnera arbetsuppgiften.

Returnering av arbetsuppgift

Returnering av en arbetsuppgift ska vara skriftlig på en särskild blankett och vara undertecknad. Detta innebär att det rättsliga arbetsmiljöansvaret går tillbaka till den som närmast har fördelat uppgiften. Den som har fördelat arbetsmiljöuppgifter har ansvar att säkerställa att uppgifterna utförs.

Blankett Fördelning av arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar finns att hämta i chefshandboken.

Blankett  Returnering av arbetsmiljöuppgifter finns att hämta i chefshandboken.

Arbetsmiljökompetens

En arbetsgivare som bedriver en verksamhet förutsätts känna till de lagar som reglerar denna verksamhet. I arbetsmiljölagen finns ingen precisering av vilka kompetenskrav som krävs. Frågan om kompetenskrav blir mest aktuell när det gäller fördelningen av uppgifter i arbetsmiljöarbetet och här har föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete förtydligat kompetenskravet (AFS 2001:1 §6-7)

Den kompetens som avses i föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete är kunskap om:

• regler som har betydelse för arbetsmiljön, inklusive vad ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete är
• fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall,
• åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt
• arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö.

Föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4 6§) anger att chefer och arbetsledare, förutom ovannämnda, också ska ha särskilda kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling.

Vidare ska arbetsgivaren se till att medarbetarnas kunskaper om och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö ska kunna uppnås.

Introduktion av personal

Det arbetsmiljölagen tar upp när det gäller introduktion finns i 3 Kap 3§ och vikten av introduktion återkommer i ett flertal arbetsmiljöföreskrifter.

Det som är gemensamt i lagtexten och föreskrifterna är att arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren får en god kännedom om arbetsförhållandena och att arbetstagaren får information om de risker som kan finnas i arbetet.

Introduktionen bör ge arbetstagaren en uppfattning om de egna arbetsuppgifterna och sambandet med andras, kontakt med arbetskamrater, inblick i hur verksamheten i stort fungerar och besked om risker i verksamheten. Arbetstagaren bör också få introduktion och information om vilka rutiner som finns när det gäller att undvika risker och vart arbetstagaren ska vända sig när det gäller arbetsmiljöfrågor. Introduktionen bör också innehålla en beskrivning av hur arbetsmiljöarbetet bedrivs på arbetsplatsen.

Arbetsgivaren måste förvissa sig om att arbetstagaren har de kunskaper som behövs för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter utan att bli utsatt för risker för ohälsa och olycksfall. Samtidigt måste arbetsgivaren förvissa sig om att arbetstagaren har förstått informationen och innehållet i introduktionen. Det kan innebära att informationen måste ges på andra språk än svenska och att säkerhetsföreskrifter och rutiner finns översatta till de språk som arbetstagaren förstår.

Ovanstående gäller inte bara vid nyanställningar, utan också vid förändring av arbetsuppgifter, omplacering och återkomst efter en längre tids frånvaro. Detsamma gäller för studenter, praktikanter och liknande.

Läs mer

Checklista Introduktion av ny personal

Arbetstagarens arbetsmiljöuppgift är i första hand att samverka med ledning och arbetskamrater för att gemensamt åstadkomma likväl en god fysisk som psykosocial arbetsmiljö.

För arbetstagaren innebär det att hen ska:

• medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö
• utse skyddsombud som företrädare med uppgift att samverka med arbetsgivaren
• följa de regler, rutiner och säkerhetsföreskrifter som finns på arbetsplatsen
• använda skyddsanordningar och föreskriven skyddsutrustning
• iaktta försiktighet så att inte andra skadas
• uppmärksamma chef eller skyddsombud på brister i arbetsmiljön, både den psykosociala som den fysiska
• med ett trevlig bemötande själv bidra till en god psykosocial arbetsmiljö

Inom högskolan gäller ovanstående även för studenterna och de har då rätt att utse studentskyddsombud som företrädare med uppgift att samverka med arbetsgivaren/utbildningsanordnaren.

Kom ihåg – vi är varandras arbetsmiljö!

Huvudskyddsombudets roll och uppdrag beskrivs i Högskolans lokala  arbetsmiljöavtal.

Utöver skyddsombudets rättigheter har huvudskyddsombud också till uppgift att:

• samordna skyddsombudens verksamhet inom högskolans verksamhetsområde.
• efter information från skyddsombud, studerandeskyddsombud eller medarbetare verka för att uppmärksamma brister i arbetsmiljön och rapportera dessa till arbetsgivaren och lokal arbetsmiljökommitté/centrala arbetsmiljökommittén samt samverka till förslag av åtgärder.

Huvudskyddsombud har rätt att:

• samla skyddsombud och studerandeskyddsombud under ordinarie arbetstid.
• yttra sig över ansökningar om bygglov som berör mer än ett skyddsområde.
• tillsammans med berört skyddsombud delta i inspektion eller besök från Arbetsmiljöverket.

Sekretess

Huvudskyddsombudet omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kap 2 § 1 stycke 2 samt kap 10 11-12 §§.

Skyddsombudets roll och uppdrag beskrivs i Högskolans lokala  arbetsmiljöavtal.

Skyddsombudet företräder alla medarbetare oavsett om de är fackligt anslutna eller inte, samt studenterna. Skyddsombud utses av arbetstagarorganisationerna på en mandatperiod om tre år.

Till skyddsombudets uppgifter hör att:

• Vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall inom sitt skyddsområde.
• Bevaka att arbetsgivaren uppfyller kraven i AML kap 3 § 2a (AML kap 6 § 4) och vid signaler på brister i arbetsmiljön uppmärksamma arbetsgivaren på dessa förhållanden och samverka med arbetsgivaren i förslag till åtgärder.
• Delta i upprättandet av handlingsplaner enligt AML kap 3 § 2a inom sitt skyddsområde.
• Delta i skyddsrond eller andra undersökningar om arbetsmiljön inom sitt skyddsområde.
• Delta vid utredning av arbetsskada och genom att underteckna arbetsskadeanmälan bekräfta att man tagit del av uppgifter som lämnas på denna.
• Medverka vid introduktion av nyanställda.
• Hålla kontakt med studerandeskyddsombud.

Skyddsombudet har rätt att:

• Fortlöpande bli underrättad om förändringar inom skyddsområdet av betydelse för arbetsmiljön.
• Yttra sig över ansökningar om bygglov inom skyddsområdet.
• Utifrån gällande sekretesslagstiftning ta del av de handlingar och få de upplysningar i övrigt som är av betydelse för arbetsmiljön (AML kap 6 § 6)
• Vid behov begära arbetsmiljöförbättrande åtgärder hos arbetsgivaren (AML kap 6 § 6a).
• Om begäran om arbetsmiljöförbättrande åtgärder till arbetsgivaren inte genomförs inom skälig tid, anmäla ärendet till Arbetsmiljöverket (AML kap 6 § 6a).
• Om ett visst arbete innebär omedelbar och allvarlig fara för medarbetares liv och hälsa, och åtgärder inte kan genomföras direkt genom att arbetsgivaren meddelas, i dialog med huvudskyddsombud bestämma att arbetet ska avbrytas i avvaktan på ställningstagande från Arbetsmiljöverket (AML kap 6 § 7).
• Påkalla arbetsmiljökommitténs behandling av en arbetsmiljöfråga.

Skyddsombudet ska hålla sig insatt i:

• arbetsmiljöförhållandena inom sitt skyddsområde.
• förändringar som planeras av verksamhet och organisation och bevaka dessa ut arbetsmiljösynpunkt.
• innehållet i arbetsmiljölagstiftning, gällande arbetsmiljöavtal och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd inom skyddsområdet.
• annan lagstiftning som är av betydelse för området.

Skyddsombudet befrias från sina ordinarie arbetsuppgifter i den utsträckning som behövs för att uppdraget ska kunna fullgöras (AML kap 6 § 5).

Sekretess

Skyddsombud omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kap 2 § 1 stycke 2 samt kap 10 11-12 §§.

Förteckning över skyddsombud och huvudskyddsombud

Företagshälsovård

Högskolans leverantör av företagshälsovård: Falck

Studerandeskyddsombudets roll och uppdrag beskrivs i Högskolans lokala  arbetsmiljöavtal.

• Studerandeskyddsombud utses av studenterna. Studerandeskyddsombuden likställs med övriga skyddsombud, men har inte rätt att stoppa arbetet enligt AML kap 6 § 7. Studerandeskyddsombud utses för en mandatperiod av ett år. Mandatperioden kan förnyas.

Studerandeskyddsombuden arbetar för studenterna och deras studiemiljö och ska tillsammans med högskolans chefer verka för en tillfredsställande studiemiljö. Akademichef/förvaltningschef/chef FoI/stabschef ansvarar för att studerandeskyddsombudet vid akademin/enheten får utbildning för sitt uppdrag.

Saknas studerandeskyddsombud för ett skyddsområde/enhet ska högskolans skyddsombud även företräda studenterna i deras frågor.

Studerandeskyddsombudets roll och uppdrag

Studerandeskyddsombudet ska:

• som företrädare för studenterna påverka arbetsförhållandena i syfte att bidra till en god studiemiljö
• delta i skyddsronder inom skyddsområdet.
• beakta förändringar som berör studenterna och därigenom bedöma hur förändringarna påverkar studenternas studiemiljö.
• hålla sig underrättad om den arbetsmiljölagstiftning som berör skyddsområdet.

Studerandeskyddsombudet har rätt att:

• begära skyddsrond inom undervisningslokal, bibliotek och studentpentryn/studentgemensamma utrymmen.
• påkalla behandling av arbetsmiljöärende i central/lokal arbetsmiljökommitté.
• vid behov begära studiemiljöförbättrande åtgärder, efter dialog med huvudskyddsombud, hos arbetsgivaren/högskolan (AML kap 6 § 6a).
• om begäran om studiemiljöförbättrande åtgärder till arbetsgivaren/högskolan inte genomförs inom skälig tid, efter dialog med huvudskyddsombud, anmäla ärendet till Arbetsmiljöverket (AML kap 6 § 6a).

Sekretess

Studerandeskyddsombud omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kap 2 § 1 stycke 2 samt kap 10 11-12 §§.

Samordningsansvar uppkommer så snart mer än ett företag eller en arbetsgivare samtidigt driver verksamhet som inte är fysiskt avskilda från varandra. I detta sammanhang används begreppet "gemensamt arbetsställe".

Kravet är att alla som driver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe ska samråda och samarbeta för att åstadkomma säkra arbetsförhållanden. Dessutom ska var och en av dem se till att deras verksamhet eller utrustning inte skapar risker för andra arbetsgivares personal som arbetar där. Detta kan exempelvis bli aktuellt på en byggarbetsplats eller om ett städföretag, bevakningsföretag eller transportföretag kommer till arbetsplatsen för att arbeta där.