Enligt offentlighets- och sekretesslagen 5 kap. 1§ ska allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats vid högskolan registreras utan dröjsmål. Ett vanligt sätt att registrera handlingar på är genom diarieföring. Vilka handlingar som ska diarieföras framgår av informationshanteringsplanen. Handlingar som diarieförs arkiveras automatiskt.

Andra sätt för högskolan att registrera information är genom olika verksamhetssystem såsom LADOK eller AGRESSO eller genom att hålla handlingarna systematiskt ordnade så att de lätt kan återsökas. Exempel på det sistnämnda är examensbevis som ordnas efter personnummer eller protokoll som ordnas kronologiskt.

W3D3/Finn

W3D3 är högskolans system för diarieföring. Alla handlingar som diarieförs skannas eller skickas in i systemet direkt via e-post. Både inkomna och upprättade handlingar diarieförs. En diarieförd handling tilldelas alltid en handläggare som ansvarar för att handlingen/ärendet hanteras i enighet med högskolans rutiner (se Handläggarhandboken).

Alla anställda har tillgång till diariet via W3D3:s searchport Finn. I Finn kan anställda logga in med sin vanliga HB-användare samt lösenord. För att få tillgång till information i studenträttsliga/personalärenden så behövs en särskild behörighet. Du behöver då fylla i en blankett och få en underskrift från närmaste chef som därmed intygar att du har behov av den utökade behörigheten.

• Behörighetsblankett W3D3 - Gäller för extra behörighet till studenträttsliga och personaladministrativa ärenden samt doktorandakter.