För drygt två år sedan fick avdelningen Kommunikation i uppdrag av rektor Mats Tinnsten att ta fram en personaliserad startsida till anställdwebben, en lösning som skulle förbättra den interna kommunikationen och åtkomsten till arbetsrelaterad information, minska flödet av mejl och ge en inblick i vad som händer på högskolan. I projektet betonades också vikten av att snabbt få en lösning på plats. Och i december 2021 lanserades Personlig startsida (PS).

– Utvecklingen har sedan dess fortsatt och ytterligare funktioner har kommit på plats, bland annat kan du som medarbetare nu själv välja vilka meddelandeflöden du följer, berättar projektledare Ida Danell, webbspecialist vid Kommunikation.

Det har tagits fram statistik för antalet inloggningar för Personlig startsida under 2022 och genomsnittet för antalet unika personer som loggat in är 343 per dag under 2022 (lördagar, söndagar samt röda dagar har exkluderats från statistiken).

Enkätundersökning med bra input

I december 2022 skickades en enkätundersökning ut till alla medarbetare på högskolan, där de gavs chansen att tycka till om Personlig startsida. Totalt inkom 232 svar, vilket ger en svarsfrekvens på 27 % (vilket är i linje med andra enkäter riktade till samtliga medarbetare). De flesta anger att de loggar in varje dag. Lägger vi med de som loggar in flera gånger varje dag, eller några gånger i veckan är det drygt 80 % av respondenterna som anger något av dessa alternativ.

Några resultat från enkäten:

• Knappt 80 % instämmer delvis, instämmer i hög grad eller instämmer helt på påståendet att ”PS är lätt att använda”.
• De flesta instämmer också i att ”Meddelanden som jag får via PS känns relevanta”.
• De flesta respondenterna instämmer i hög grad eller helt gällande ”Jag har fått information om hur PS fungerar”.
• Nästan 40 % instämmer helt i påståendet ”Min chef lägger meddelanden i PS” och ungefär 30 % tycker tvärtom att de inte instämmer alls eller instämmer i låg grad. Det ser ungefär likadant ut i siffrorna för ”Min chef uppmuntrar användningen av PS”.
• 10 % av respondenterna instämmer inte alls eller i låg grad på påståendet ”Jag läser meddelanden”, medan resten är på den positiva delen av skalan, det vill säga Instämmer delvis, instämmer i hög grad eller instämmer helt.

– Det tar tid att bygga upp ett förtroende för ett nytt verktyg, och förväntningarna på PS har sannolikt varit högre i organisationen än vad projektet faktiskt inneburit. Det är viktigt att poängtera att PS aldrig var menat som en hel intranätslösning, utan som en snabb lösning på en startsida bakom inloggning där innehållet till viss del är personaliserat utifrån roll, uppdrag, organisationstillhörighet och intresse. Att ta fram ett intranät kräver en helt annan insats, konstaterar Ida Danell.

Något som efterfrågades av flera i enkäten var möjligheten till Single Sign-On, att kunna logga in i flera av högskolans interna system med endast en inloggning. Det är dock inte möjligt i dagsläget av tekniska och säkerhetsmässiga skäl.

– Ett annat önskemål som vi fick in var möjligheten att bifoga bilder och dokument i meddelanden, vilket nu är på plats. Det fanns också önskemål om att till exempel tydligare kunna se när man blivit utloggad från PS. Vi tittar på alla önskemål och värderar vad som är möjligt att genomföra och när, fortsätter Ida Danell.

Chefens engagemang avgörande för användningen

Det är också tydligt i enkäten att chefens användning av Personlig startsida är en avgörande faktor för att medarbetarna själva ska logga in och använda systemet. Och det är också något som tryckts på vid flera chefsforum det senaste året – alla chefer ska använda systemet för information till sina medarbetare och uppmuntra alla att logga in och ta del av den information som kommer i meddelandeflödet.

– Vi kommer att fortsätta arbetet med att stötta chefer i användandet av PS. Det kommer också att påbörjas ett arbete med att tydliggöra användandet av PS kontra Teams, säger Ida Danell.

Även om projektet för införandet av Personlig startsida nu är slut fortsätter arbetet med vidareutveckling och förvaltning precis som för webbplatsen i stort. Många förslag på funktioner och förbättringar finns och har också fångats upp från enkätundersökningen. Arbetet fortsätter också med att tydliggöra vilken information som hör hemma i vilken kanal, något som ses som än viktigare då personer som äger informationen själva kan nå ut med sitt innehåll.

Mer information

Om du som chef önskar hjälp med PS, kontakta din akademikommunikatör eller mejla kommunikation@hb.se.

Allt du behöver veta om Personlig startsida (manualer, frågor och svar etc.)

Hela slutrapporten för projektet och enkätresultatet finns att ta del av i diariet på dnr. 208-21.

Har du frågor eller önskemål kring vidare utveckling av Personlig startsida, kontakta kommunikation@hb.se.