Enligt rektorsbeslut om publicering i DiVA från 2015 (dnr 117-15) ska samtliga publikationer författade av forskare och anställda vid Högskolan i Borås registreras i DiVA. Syftet är att ge en samlad bild över vad som publiceras av lärosätets anställda. Registrering i DiVA bidrar till en bättre spridning av forskningsresultat genom olika söktjänster och en ökad synlighet för Högskolan i Borås. DiVA används dessutom som underlag för intern medelstilldelning för forskning på högskolan. 

Biblioteket importerar kontinuerligt nytillkomna publikationer med HB-koppling från databaserna Web of Science och Scopus till DiVA. I samband med import skickas ett meddelande till författaren i fråga för kännedom, samt möjlighet till komplettering av forskargrupp, forskningsämne och fulltext.

Publikationer eller annan output som inte återfinns i Web of Science eller Scopus ska registreras av författaren/upphovsmannen själv. Före manuell registrering bör man kontrollera så att publikationen/outputen inte redan finns i DiVA.

Det är möjligt att registrera publikationer från tidigare anställningar i DiVA. I sådana fall ska inte Högskolan i Borås stå som organisationstillhörighet, utan istället ska den affiliering som anges i publikationen användas.

Publikationer ska bara registreras en gång, dvs. det får bara finnas en post i DiVA för varje enskild publikation. Vid registrering ska i möjligaste mån lokalt användar-ID anges för alla forskare från HB. Då användar-ID finns och funktionen "koppla personpost" används visas publikationen på alla kopplade författares personliga sidor på hb.se.

Registreringen ska följa de instruktioner som tillhandahålls av Biblioteket. Aktuella instruktioner finns på Bibliotekets webbsida.

Alla anställda vid Högskolan i Borås kan registrera sina publikationer i DiVA. Personer med formell anknytning till högskolan (exempelvis gästforskare), har möjlighet att registrera i DiVA. Personer som är affilierade till högskolan, men som inte har ett personalkonto kan dock inte registrera publikationer i DiVA på egen hand, utan detta måste göras av en kollega vid HB eller av Biblioteket. 

Den enskilda författaren ansvarar för att dennes publikationer finns registrerade i DiVA. Författaren ansvarar för att uppgifterna är korrekta, med särskild vikt på vetenskaplig nivå (refereegranskat eller inte). 

Biblioteket ansvarar för granskning och eventuell korrigering och komplettering av den bibliografiska informationen.  

Om dubbletter upptäcks av biblioteket tas en av dessa bort. Den äldsta posten behålls och kompletteras med information från den post som tas bort. Om posterna innehåller motstridiga uppgifter, exempelvis avseende refereegranskning, kontaktas samtliga författare vid HB som tillsammans får avgöra vilken information som ska registreras i posten. 

 I samband med att biblioteket importerar en publikation från Web of Science eller Scopus till DiVA, skickas ett meddelande till författaren i fråga för kännedom. Då ges även möjlighet för forskaren att komplettera posten i DiVA med forskargrupp, forskningsämne och fulltext. 

I december kommuniceras till samtliga forskare på HB uppmaningen att granska sin egen publikationslista för innevarande år i DiVA. Om publikationer saknas ska dessa registreras av forskaren. 

Inför deadline för årsstatistikuttag informeras akademiledningarna vid två tillfällen om akademins status för registrering i DiVA. Dessa utskick görs i början av december samt i början av januari.